Fragen Selbstständigkeit, selbstständig machen

So sieht mein Workflow mit meinen Kundinnen aus

Was passiert, wenn eine Kundin sich für ein Angebot interessiert? Welcher Ablauf von A bis Z muss man bei mir durchlaufen? Wie läuft es mit der Bezahlung? Und was bringt es dir selbst, wenn du einen klar definierten Workflow bei einer Zusammenarbeit mit deinen Kundinnen oder Kunden hast?

Schritt 1: Finden und Interesse am Angebot

Steigen wir direkt ins Thema ein: Der erste Schritt, der in meinem Fall passieren muss, ist, dass die zukünftige Kundin (ich schreibe hier bewusst nur über Kundinnen, weil Frau Chefin für Frauen ist; natürlich ist das Folgende auch auf Männer anwendbar) – also vielleicht du – auf meiner Webseite landen muss. Sprich, ich habe von allen meinen Kanälen wie Facebook, Twitter, Pinterest etc. zu meiner Webseite und je nach Beitrag direkt zu meinen Angeboten verlinkt.

Auch von meiner Startseite aus sowie von allen Seiten und Beiträgen kannst du zu meinen Angeboten finden. Wenn du dort gelandet bist und dich für eines meiner Angebote interessierst, führt dich der nächste Schritt zur Kontaktaufnahme. Entweder per Mail, oder Kontaktformular. Auch meine „Kaufen“ oder „Buchen“ Buttons, die ich bei einigen Angeboten habe, sind mit meiner Email-Adresse verlinkt. In den meisten Fällen haben sich kleinere Rückfragen ergeben, die so direkt gestellt werden können. Außerdem finde ich diesen Prozess persönlicher, auch wenn er für die Ein oder Andere etwas „umständlich“ sein mag.

Manchmal passiert es, dass sich eine potentielle Kundin per Facebook-Messenger bei mir meldet und zum Beispiel mitteilt, dass sie ein Portrait buchen möchte. Dann schreibe ich immer zurück, dass ich mich darüber sehr freue und sie mir bitte eine Mail schicken soll, damit ich alle Buchungen/Anfragen an einem Ort habe, wir weitere Details unkompliziert besprechen können und sie vor allem nicht in Vergessenheit gerät. Das ist mir nämlich blöderweise einmal zu Beginn passiert, dass ich eine Buchung (weil eben nicht per Mail) komplett vergessen hatte. So habe ich den Fauxpas einfach gelöst.

Ein weiterer Vorteil ist, wenn du alles per Mail abwickelst, dass auf diese schriftliche Weise automatisch ein Vertrag entsteht und du vor allem einen Nachweis hast über alle Vereinbarungen.

Schritt 2: Antwort mit Details

Bis zu diesem Zeitpunkt ist es so, dass ich entweder eine Mail erhalten habe, bei der mir die Kundin klar mitgeteilt hat, dass sie das Angebot AB buchen möchte und zum Beispiel noch Frage XY hat. Oder dass sie Interesse am Angebot hat und noch diese und jene Fragen offen sind.

In meiner Antwortmail bedanke ich mich dann entweder für den Auftrag und beantworte noch die offenen Fragen, oder beantworte einfach die gestellten Fragen und schreibe dazu, dass ich mich über eine Zusammenarbeit sehr freuen würde.

Worflow mit meinen KundinnenNehmen wir ab sofort als konkretes Beispiel mein Angebot „Audio- und Videobearbeitung für deinen Onlineauftritt„. Denn bei diesem haben wir den Fall, den sehr viele Kreative haben: Ich habe für mich eine Preisliste festgelegt, aber es gibt so viele Punkte, die vor einem Angebot definiert werden müssen, dass man schlichtweg darüber reden oder schreiben muss und diese nicht auf der Webseite zu finden ist. Bei der Heldinnen-Schmiede und bei den Portraits ist der Workflow mit meinen Kundinnen kürzer, da die Preisfrage, die Leistungen und der Inhalt von vorneherein geklärt sind, in dem sie sich für ein Paket entscheiden können.

Also angenommen, du interessierst dich dafür, dass ich für dich deine gedrehten Videos für YouTube schneide, dein Logo einblende und ein Standbild als Intro und Outro einfüge. Dann schreibe ich dir meine Rückfragen in diesem Schritt, wie zum Beispiel, wie lange die Videos dauern, wie du deine Videos geschnitten haben möchtest, ob Überblendungen dazu sollen, die Standbilder mit Musik hinterlegt werden sollen etc. Außerdem schlage ich vor, kurz zu telefonieren, um die Punkte persönlich klären zu können, damit es keine Missverständnisse gibt. Auch hier gilt: Umso genauer die Kundin ihre Wünsche kennt und mir mitteilt, umso kürzer ist der Prozess.

3. Schritt: Angebotserstellung und Zusendung

Zu diesem Zeitpunkt ist dann per Mail oder Telefon geklärt, was ich genau mit deinen Videos machen soll. Als nächsten Schritt erstelle ich ein individuelles Angebot für dich, das ich dir per Mail zusende.

An dieser Stelle gebe ich übrigens auch immer einen möglichen Arbeitsbeginn als Termin an. Meiner Erfahrung nach macht das nicht nur einen guten Eindruck (gute Planung und so), sondern du als Kundin hast auch einen klaren Zeitpunkt in der Hand, wann ich mit deinen Videos beginne und wie lange du eventuell noch warten musst. Auch für dich ist dann jede weitere Planung mit den Videos einfacher.

4. Schritt: Arbeitsbeginn und Workflow

Du findest alles prima und bist mit dem Preis einverstanden (mit mir verhandeln lasse ich nicht 😉 )? Dann kann es losgehen! Du schickst mir deine Dateien per Dropbox oder wetransfer, ich lade sie runter und beginne mit meiner Arbeit. Als Kundin kannst du dich erstmal zurücklehnen und abwarten.

Sobald ich die Videos fertig habe, lade ich sie per Dropbox oder wetransfer hoch, du bekommst den Link für den Download und die Rechnung dazu per Mail mit dem Hinweis, dass ich dir die fertigen Dateien geschickt habe.

Du schaust dir die Videos an, gibst gegebenenfalls Rückmeldung über Änderungen, oder bestenfalls ein „alles super“ und der Auftrag ist für beide Seiten erledigt.

Wie du siehst: Mein Workflow mit meinen Kundinnen ist gar nicht kompliziert, was mir persönlich sehr, sehr wichtig ist. Ich hasse es, wenn ich wegen Kleinigkeiten 20 Mails schreibe. Übrigens: Verbesserungsvorschläge sind Willkommen!

Was es dir bringt, wenn du einen klar definierten Workflow mit deinen Kunden hast

#1 Er gibt dir Sicherheit und auch eine klare Richtung vor, so dass du den Überblick behältst.

Diesen Punkt finde ich persönlich besonders wichtig. Vor allem dann, wenn du mehrere Projekte bzw. Kunden parallel betreust, die im Normalfall natürlich nicht zum selben Zeitpunkt anfragen etc. Sprich, bei jedem deiner Kunden hast du einen anderen Status. Da hilft es ungemein, wenn du selbst weißt, an welchem Punkt deines Workflows du gerade stehst, was vereinbart wurde und wie du deine Zeit einteilen kannst.

Worflow mit meinen Kundinnen#2 Du kannst besser planen und Termine konkret vereinbaren

Wenn du weißt, wo du stehst, kannst du besser planen. Aus deiner Erfahrung heraus, wirst du wissen, wie lange du für die Bearbeitung brauchen wirst und nach einiger Zeit wirst du auch eine grobe Tendenz habe, wie lange im Schnitt jeder Punkt dauert. Als Beispiel: Im Durchschnitt dauert es zwei Tage, bis ein Termin bis zum Telefonat vereinbart wurde (Schritt 2) und wiederum im Schnitt zwei Tage, bis das Telefonat stattgefunden hat. Wie das im Leben aber immer so ist: Manche Kunden sind sehr fix und das klärt sich an einem Tag, bei anderen dauert es. Ich habe dadurch aber die Möglichkeit, konkrete Terminvorschläge zu machen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass du einen groben Zeitraum hast, in dem du das Projekt einplanen und dann gut abschätzen kannst, wie viele Aufträge du annehmen kannst. Dieses typische „auf den letzten Drücker arbeiten“ weil mehrere Deadlines zur gleichen Zeit sind, verringert sich.

#3 Du kannst deine Preise besser kalkulieren

Ich weiß mittlerweile sehr genau, wie viel Zeit ich für welche Aufgabe benötige und kann so nicht nur mein Angebot sehr unkompliziert erstellen, sondern auch besser meine Preise kalkulieren. Klar hatte auch ich am Anfang so ein paar Fehlkalkulationen, bei der sich Zeit und Geld nicht gerechnet haben, aber auch das war für mich wichtig und erleichtert mir heute meine Angebotserstellung.

Wenn du es noch nicht längst machst, lege ich dir hiermit ans Herz, einfach mal Buch darüber zu führen, wie lange du für welchen Schritt bzw. Aufgabe benötigst. Es wird dir in Zukunft sehr helfen!

#4 Du kannst Vorlagen erstellen

Vorlagen sparen dir nicht nur Zeit, sondern vereinfachen auch deine Arbeitsschritte. Vielleicht ist dir auch schonmal aufgefallen, dass du an bestimmten Punkten immer wieder ähnliche, oder sogar identische Texte verfasst. Nutze diese als Vorlage und wandele sie bei Bedarf ab. Ich habe zum Beispiel Vorlagen für:

  • Standard-Emails
  • Angebote
  • Rechnungen
#5 Du zeigst Professionalität und gibst deinen Kunden das Gefühl, dass sie bei dir gut aufgehoben sind

Das ist besonders wichtig, wenn du das erste Mal mit einem Kunden zusammenarbeitest. Ihr kennt euch noch nicht, keiner weiß, wie der andere tickt. Dadurch, dass du im Beratungsgespräch bzw. in deiner Mail ganz konkret die Schritt aufzeigen kannst, schaffst du nicht nur Transparenz für deinen potentiellen Kunden, sondern zeigst auch, dass du strukturiert, organisiert und professionell arbeitest. Diese Tatsache hinterlässt bei deinen Kunden ein gutes Gefühl und das ist unbezahlbar.

#6 Du kannst dich und deinen Wert viel besser kommunizieren und zeigen, was du kannst

Meiner Erfahrung nach ist eine Zusammenarbeit, wie sie zum Beispiel bei den Portraits und bei der Audio- und Videobearbeitung stattfindet, tausend Mal wertvoller als jeder Kontakt über Social-Media. Mache die Zusammenarbeit mit dir zu einem Erlebnis – im positiven Sinne natürlich. Bestenfalls endet dieses positive Erlebnis nie und viele Folgeaufträge warten auf dich.

Hast du bereits einen Workflow mit deinen Kunden definiert? Wie gefällt dir mein Workflow mit meinen Kundinnen? Und welche Erfahrungen hast du gemacht?

About the author
Hallo, ich bin Isabelle! Ich helfe selbstständigen Frauen, mit ihren Audios und Videos einen starken Onlineauftritt hinzulegen. Seit Oktober 2014 bin ich als Vollzeit-Selbstständige und seit mehr als neun Jahren als Audio- und Videotechnikerin unterwegs. Januar 2016 gründete ich meinen Business-Blog "Frau Chefin". Dort findest du über 150 Artikel zu den Themen Selbstständigkeit, Selbstbewusstsein, Selbstorganisation sowie Audio- und Videotechnik.

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