Fragen Selbstständigkeit, selbstständig machen

10 Zeitfresser und wie du sie ganz einfach los wirst

Gestern war seit langer Zeit mal wieder einer dieser Tage. Ich hatte sturmfrei, eine lange Aufgabenliste und den Anspruch, diese abzuarbeiten. Voller Motivation setzte ich mich an den Schreibtisch und – tja, nach der Hälfte der Zeit war fast nichts von meiner Liste abgearbeitet. Ich hatte doch tatsächlich meine Zeit mit anderen Dingen verdaddalt. Zeitfresser haben mir die Zeit stibitzt.

Warum? Ich habe mich einfach zu leicht ablenken lassen und meine eigenen Prinzipien und Arbeitsweisen über den Haufen geworfen. Ich wollte nur mal kurz bei Facebook und Pinterest reinschauen und zack war eine Stunde vorbei. Oh, eine neue Mail? Die muss ich doch direkt mal anschauen! Ups, eine neue Nachricht per What’s App, na wer das wohl ist? Und schon war meine babyfreie Zeit, die ich mir rausgeschlagen hatte, zur Hälfte vorbei. Sowas ist natürlich mega ärgerlich.

Letztendlich habe ich es jedoch geschafft, fast alles auf meiner Liste zu erledigen. Wie ich das gemacht habe? Ich weiß, was meine Zeitfresser sind und wie ich diese eliminieren kann. Das Gute für dich ist, dass ich meine Tipps nicht geheim halte, sondern sie mit dir teile 😉 Packen wir die Zeitfresser an!

1. Smartphone

Da macht es Bing, hier macht es Ring, nur ein kurzer Blick und schon wieder bist du von deiner Aufgabe, an der du arbeitest herausgerissen und musst dich neu konzentrieren und fokussieren.

„Bei einem Anruf zu einem Smartphone erwarten wir, dass wir jemanden erreichen.“

Das Smartphone ist heutzutage eines der größten Zeitfresser. Was zum Einen daran liegt, dass es immer seltener Festnetzanschlüsse gibt, bei denen man eine andere Erwartungshaltung hat. Bei einem Anruf zu einer Smartphonenummer erwarten wir, dass wir den Gesprächspartner erreichen. Bei einem Anruf aufs Festnetz hoffen wir, dass wir jemanden erreichen!

Zum Anderen bietet das Smartphone natürlich unheimlich viele Möglichkeiten, zu kommunizieren, was das Weglegen leider nicht einfacher macht. Aber es gibt Wege und Lösungen aus der Misere, die ich immer an „kritischen“ Tagen einsetze, um mich selbst zu schützen 😉

Meine wunderbar einfache Lösung ist das Einschalten des Flugmodus gekoppelt mit der Timer-Funktion. Ich stelle den Timer auf 60, maximal 70 Minuten – länger hält unsere Konzentrationsphase laut Wissenschaft nicht an – und schalte den Flugmodus ein. So kann ich die eingegebene Zeit konzentriert arbeiten und nach Ablauf mir eine Pause gönnen und kurz aufs Handy schauen. Übrigens: Es tut auch mal wahnsinnig gut, nicht erreichbar zu sein.

2. Facebook, Pinterest, YouTube und Co.

Ich weiß, es ist manchmal hart und wir geben es auch ungern zu, aber ein großer Zeitfresser unserer heutigen Zeit sind die sozialen Medien. Wahrscheinlich nickst du jetzt kleinlaut mit dem Kopf. „Nur mal kurz“ kann wahnsinnig schnell zu einer Stunde werden. Die Zeit in den sozialen Netzwerken vergeht auf mysteriöse Weise viel schneller, als wenn wir eine ungeliebte Aufgabe erledigen müssen.

Um deiner Disziplin etwas nachzuhelfen, gibt es mehrere Wege: Du kannst dir Zeiten festlegen, in denen du dir eine Auszeit in der Parallelwelt gönnst. Wenn du dir selbst nicht so richtig über den Weg traust, kannst du auch die Apps von Facebook, Twitter, Pinterest und Co blockieren. Das geht zum Beispiel ganz einfach mit der App „AppBlock – Stay focused“. Falls du über den Laptop surfst: Auch da gibt es Programme, die bestimmte Seiten für einen Zeitraum sperren. Einfach aber wirkungsvoll! Du willst es lieber ganz knallhart? Dann lösche die Apps von deinem Smartphone!

3. Emails

Hast du auch den Drang, neue Emails sofort lesen zu wollen? Kenne ich. Der Haken ist aber auch hier, dass wir damit aus unserer aktuellen Aufgabe gerissen werden und sowohl für die Mail, als auch für die aktuelle Aufgabe viel mehr Zeit benötigen.

Einfach und wirkungsvoll sind drei Dinge:

1. Deaktiviere die automatische Benachrichtigung. Dann poppt nicht jedes Mal ein Fenster in der oberen rechten Ecke auf und lenkt deinen Fokus dort hin.

2. Stelle dein Mailprogramm so ein, dass es nur zu bestimmten Zeiten Mails abruft. Zum Beispiel immer um 8 und 10 Uhr. So wie es für dich und deinen Arbeitstag passt.

3. Oder mache es dir ganz einfach und schließe das Programm, bis du eine Pause machst. Dann kann das Mailprogramm die eingegangenen Mails abrufen, während du dir eine leckere Tasse Tee oder Kaffee kochst 🙂

4. veraltete und lästige Aufgaben

Es passiert und das nicht selten: Wir schreiben unsere Aufgabenliste und immer gibt es darauf Aufgaben, die wir vor uns herschieben, weil sie nunmal auf der Liste stehen und nicht abgehakt sind. Wir schleppen sie von Woche zu Woche, bis wir uns irgendwann durch quälen und diese Aufgabe erledigen.

Der Haken ist, dass wir oftmals Kleinigkeiten, die ja offensichtlich nicht dringend sind, so lange vor uns herschieben. Das kostet unnötig viel Nerven und Kraft und auch Zeit, weil wir diese Aufgabe immer wieder auf eine neue Liste übertragen.

Was ich seit einiger Zeit damit mache? Ganz einfach: Diese Aufgaben sind weder wichtig, noch erledigen sich irgendwann von alleine. Ich streiche sie. Das befreit den Kopf und man kann beim Blick auf die Aufgabenliste wieder lächeln, weil da diese Aufgabe nicht immer wieder wie ein Damoklesschwert über allem schwebt. Und wenn es eine Aufgabe ist, die man machen muss, aber noch Zeit hat? Ich packe meinen Schweinehund an der Leine und hake solch eine ätzende Aufgabe gleich morgens als allererstes ab. Dann schleppe ich sie nicht noch einen Tag mit mir herum.

5. Perfektionismus

Wir Frauen haben oftmals den Hang zum Perfektionismus. An sich eine sehr löbliche Eigenschaft, derer auch ich immer wieder verfalle. Das ist auch ein Grund, warum der neue Look von Frau Chefin mit sieben Monaten Verspätung online ging 😉

ZeitfresserDoof ist nur, dass wir wahnsinnig oft sehr viel Zeit in eine Aufgabe investieren, die weder bezahlt wird, noch gesehen wird. Welcher Kunde zahlt schon für Kleinigkeiten, die ihm nicht mal auffallen? Das ärgert uns und wir hören uns nicht selten jammern, dass wir uns solche Mühe gegeben haben, extra am Wochenende im Büro saßen und jetzt XY das Ergebnis gar nicht so toll findet, wie wir selbst.

An dieser Stelle hilft es, die eigen auferlegte Messlatte ein wenig herunterzuschrauben. Das ist für viele nicht leicht, aber es geht. Schließlich haben wir alle einen hohen Anspruch an uns und unsere Arbeit. Aber es bringt nichts, an kleinen Details herum zu schrauben, die außer dir niemandem auffallen. Traue dich mal und liefere eine Arbeit ab, die in deinen Augen nur zu 99% perfekt ist und warte ab, was passiert. Fällt das 1% auf? Und sage dir ab und zu: Niemand ist perfekt und niemand erwartet von dir, perfekt zu sein.

6. Telefonklingeln

Es gibt diese Tage: Da will man konzentriert an einer Aufgabe arbeiten und gefühlt permanent klingt das Telefon. Das ist natürlich nicht planbar (es sei denn, du hast Öffnungszeiten, oder Telefontermine). Vielleicht gehörst du noch zu den wenigen Menschen, die einen Festnetzanschluss haben. Früher hat man da einfach einen Anrufbeantworter eingeschaltet und war nicht erreichbar. Das kannst du auch heute noch machen (etwas moderner natürlich).

Ich habe zum Beispiel nur noch ein Smartphone und verzichte komplett auf einen Festnetzanschluss. Da kannst du natürlich mit der Mailbox eine Art Anrufbeantworter einschalten. Feine Sache – wenn man sie abhört 😉 Ich habe sie deaktiviert, weil es nochmal eine zusätzliche Sache wäre, die ich im Auge behalten müsste. (Ok ok, ich mag die Mailbox einfach nicht und habe null Bock drauf). Was ich oben schonmal geschrieben habe, hilft auch hier: Flugmodus einschalten und später zurück rufen. Zu einem Zeitpunkt, an dem es dir passt.

7. Muss es wirklich persönlich sein?

Diese Frage stelle ich mir in letzter Zeit immer öfter. Nicht nur, weil wir jetzt im Schwarzwald wohnen, was für viele am Ende der Scheibe ist. Es ist doch so: Jedes Meeting bedeutet Planung und zwar eine andere, als ein Telefonat. Man muss sich nicht nur vorbereiten, sondern muss auch Wegzeiten einplanen, hinfahren, eventuelle Verzögerungen einplanen, je nachdem eine Betreuung für das Kind organisieren etc. Das kostet wahnsinnig viel Zeit – Zeit, die nicht vergütet wird.

„Jedes Meeting bedeutet Planung und zwar eine andere, als ein Telefonat.“

Ich frage deshalb immer öfter, ob es nicht auch möglich wäre per Skype oder Telefon die Fragen zu klären und sage auch ganz ehrlich, warum ich das vorschlage (Kind und Wegzeiten). Was ich nämlich gemerkt habe: Es gibt nicht nur viele Auftraggeber, die gar nicht wissen, dass ich im Auenland, fast am Ende der Scheibe wohne und ruck zuck zu einem kurzen Termin mal zweieinhalb Stunden unterwegs bin, sondern auch gar nicht wissen, dass ich ein Baby habe. Was schon eigenartig genug ist 😀

In sehr vielen Fällen ist dann plötzlich ein Telefonat o.ä. möglich und in den meisten Fällen ist es so, dass alle Fragen in weniger als einer halben Stunde geklärt sind. Und die Termine, die ich wirklich außer Haus wahrnehmen muss (zum Beispiel Besprechungen zu Veranstaltungen mit mehreren Parteien), da fahre ich dann sehr gerne hin, weil der Aufwand-Nutzen-Faktor stimmt. Und ein bisschen „Freigang“ schadet ja auch nicht…

8. Und dann ist da auch noch der Haushalt…

Kennst du das auch? Du sitzt am Schreibtisch und dann taucht so ein kleines Männchen in deinem Kopf auf, dass dich an das Geschirr in der Küche und die zu waschende Wäsche erinnert? Ich habe beim Kauf unserer Waschmaschine und Spülmaschine nicht nur extrem großen Wert auf die Timerfunktion gelegt, sondern bin auch ein wahnsinnig großer Fan davon!

Ich wasche zum Beispiel sehr oft die Wäsche über Nacht und programmiere die Maschine so, dass sie fertig ist, wenn wir aufstehen. Oder ich belade sie morgens und stelle sie so ein, dass sie fertig gewaschen hat, wenn ich Feierabend bzw. eine Pause mache. (Ich gebe es zu, ich freue mich jedes Mal wie ein kleines Kind, wenn ich die Maschine programmiere. Technik, die mich begeistert 😉 ).

Das funktioniert auch mit der Spülmaschine, die ich dann gerne zur Abwechslung in einer Arbeitspause ausräume. Eine sehr simple Methode, die jedoch das Gewissen beruhigt und zudem kein Gerät während der Arbeit piepsen lässt und uns auch nicht daran erinnert, dass wir doch jetzt die Maschine ausräumen sollten…

9. Immer wieder das Rad neu erfinden?

Es gibt Aufgaben, die wir immer wieder machen. Bei mir sind das zum Beispiel Facebook-Posts, Pinterest-Pins oder Antworten auf Kooperationsanfragen. Es ist totaler Quatsch und ein großer Zeitfresser, immer wieder alles neu zu machen! Ich habe mir für alles Vorlagen angelegt, die ich bei meinen Social-Media-Beiträgen nutze, oder auch für standardisierte Kooperationsanfragen. Das spart mir eine Menge Zeit und Nerven, weil ich nicht jedes Mal aufs Neue anfangen muss zu überlegen.

10. Internet ausschalten

Es klingt so simpel, dass man es ganz oft vergisst: Internet ist ein wahrer Zeitfresser! Ist das Smartphone mit dem Internet verbunden, schauen wir statistisch gesehen öfter darauf. Und auch beim Laptop ist dieses Phänomen da.

ZeitfresserWenn ich Wartezeiten nutze, um zu arbeiten, habe ich in der Regel kein Internet. Weil es entweder keines vor Ort gibt, oder ich keinen Zugang habe. Mein mobiles Internet per Smartphone-Hotspot ist so lahm (absichtlich), dass es keinen Spaß macht. Also arbeite ich ganz oft ohne Internet. Ich schreibe Mails vor und schicke sie später ab, tippe Artikel in Open Office und pflege sie später in den Blog ein. Was mir dabei immer wieder auffällt, ist, dass ich wahnsinnig produktiv und effektiv arbeite, wenn ich keinen Internetzugang habe.

Es gibt – wenn man es mal ausprobiert – auch im Internetzeitalter noch viele Aufgaben, die ohne Internet erledigt bzw. vorgearbeitet werden können. Es lohnt sich also auch zuhause oder im Büro bewusst zwischendurch das Internet zu deaktivieren und sich somit eine Unplugged-Zeit einzuräumen.

Welche Zeitfresser hast du im Alltag? Und was machst du, um sie zu eliminieren?

Zeitspartipps

About the author
Hallo, ich bin Isabelle! Bloggerin, Unternehmerin, Mama und der kreative Kopf hinter Frau Chefin. Vor mehr als zwölf Jahren habe ich angefangen, mich intensiv mit dem Thema „Zeitmanagement“ zu beschäftigen und tüftelte daraufhin meine eigene Form der Zeitplanung aus: die Frau-Chefin-Methode. Heute unterstütze ich selbstständige Frauen dabei, ihre Zeit mit Leichtigkeit zu planen, ihre Produktivität anzukurbeln und ihren Alltag so zu strukturieren, dass sie ihre Zeit optimal nutzen können.

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