Wir Selbstständigen haben eine wunderbare Freiheit und damit gleichzeitig ein großes Problem: Kein Tag gleicht dem anderen. Doch wie kannst du Struktur in deinen Alltag bringen, der eigentlich gar kein Alltag ist? Wie sollst du bei spontanen Tagesabläufen produktiv arbeiten? Und wie schaffst du es bei all dem, dich jeden Tag aufs Neue zu motivieren und dranzubleiben?
Immer wieder werde ich nach meinem Tagesablauf gefragt, nach meiner Morgenroutine und nach meiner Struktur. Und immer gebe ich die selbe Antwort: Ich habe keine. Zumindest nicht das, was man sich so generell und im Allgemeinen darunter vorstellt und man üblicherweise aus Zeitmanagement-Ratgebern kennt.
Eine feste Struktur mit festen Zeiten und Tagen ist bei mir einfach nicht möglich. Das liegt zum Einen daran, dass ich mir nicht aussuchen kann, wann Veranstaltungen und Proben in meinem Job als Tontechnikerin stattfinden und zum Anderen daran, dass ich meine Homeofficetage nach anderen Kriterien organisieren muss – nicht nur nach Notwendigkeit und Dringlichkeit.
Für manche ist meine Antwort ziemlich befremdlich und sorgt für hektisches Kopfschütteln. Schließlich bekommt man genau das Gegenteil ständig von erfolgreichen Menschen und Zeitmanagement-Ratgebern gepredigt. Was den Anschein erweckt, dass man nur dann mega produktiv und erfolgreich sein kann. Andere sind dafür nicht nur wahnsinnig erleichtert, dass sie scheinbar nicht zu doof sind, Struktur in ihr Leben zu bekommen, sondern auch zu sehen, dass es anders geht.
Kurzum: Meine Meinung ist, dass du durchaus produktiv sein kannst, auch ohne feste, durchgetaktete Struktur. Du kannst erfolgreich selbstständig sein ohne festen Tagesablauf. Und es ist kein Manko, wenn dein Alltag als Selbstständige ein eher spontanes Konzept ist.
Auch wenn in zahllosen Ratgebern von Experten etwas anderes steht.
Fakt ist: Du musst keine feste Struktur in deinem Alltag als Selbstständige haben.
Du musst erstmal nur eines: Es einsehen, dass es bei dir in deinem Leben so ist und diese Unregelmäßigkeit einfach annehmen. Statt dir einen Kopf zu machen, warum du so einen geregelten Tagesablauf nicht auf die Reihe bekommst, oder dir gar einzureden, du bist einfach zu blöd dazu. Für jede gibt es eine passende und funktionierende Zeitplanung, du musst sie nur auf dich abstimmen und anpassen.
Nur mal so am Rande: Ich verstehe überhaupt nicht, warum viele selbstständige Frauen beklagen, dass sie es nicht schaffen, eine feste Struktur in ihren Alltag zu integrieren. Schließlich ist das einer DER Gründe, warum viele Frauen sich überhaupt selbstständig machen. Und dann machen sie doch gewollt wieder einen Schritt zurück? Irgendwie eigenartig…
Im zweiten Schritt – nachdem du es eingesehen hast – musst du „nur“ noch herausfinden, wie du Produktivität für dich definierst und dich und deine Aufgaben so organisierst, dass du trotzdem deine Ziele erreichst – und das in dem dir vorgegebenen oder selbst definierten Zeitraum.
Akzeptiere auch mal, dass du an einem Tag, an dem wahnsinnig viel los ist, du unterwegs bist und Kundentermine hast, einfach nicht mehr viel oder gar nichts mehr geht. Oder dass du, wenn du krank bist, einfach mal nichts tust. Und gönne dir nach einigen anstregenden Tagen auch mal einen freien Tag, an dem du dich mit ganz anderen Dingen beschäftigst.
Alles andere frustriert dich nur und macht dir zusätzlichen Druck und Stress. Dafür hast du andere Tage, an denen es super läuft. Und wenn du zwischendurch doch die ein oder andere Kleinigkeit arbeiten kannst und von deiner To-do-Liste streichen kannst, die gar nicht für den aktuellen Tag gedacht war, dann ist das ein absolutes Erfolgserlebnis.
Wenn Unvorhersehbarkeiten deinen Alltag als Selbstständige bestimmen.
Nun ist es ja durchaus der Fall, dass du morgens mit einem konkreten Plan aufwachst. Du hast eine genaue Vorstellung, was heute erledigt werden muss und setzt dich top motiviert und mit Kaffee oder Tee im Gepäck an den Schreibtisch. Und dann klingelt das Telefon, Mails trudeln ein und alle neuen Aufgaben sind extrem explosiv – um nicht zu sagen, auf einen Schlag total dringend und müssen schnellstmöglich erledigt werden. Spontan und flexibel wie wir als Selbstständige sind, sind die eigentlichen Aufgaben für den Tag in der Priorität gesunken und werden auf später oder sogar auf den nächsten Tag verschoben. Am Ende des Tages ärgern wir uns dann, dass wir „mal wieder nichts von unserer Liste geschafft haben“.
Auf Dauer ist so ein Zustand selbstverständlich zermürbend und alles andere als erfüllend. Aber es gibt verschiedene Wege solch einen Zustand nur in absoluten Ausnahmefällen zu haben und nicht als Normalzustand. Da es auch businessabhängig ist, gebe ich dir mal verschiedenene Beispiele an die Hand:
Du hast ein Business, bei dem du unregelmäßige Arbeitszeiten hast und jeder Tag und jede Woche anders aussieht und deine Kunden dir Termine vorgeben (z.B. als Tontechnikerin oder Hochzeitsplanerin).
Mein Tipp: Blocke dir pro Woche vier Stunden, die du ausschließlich für die Aufgaben verwendest, die liegengeblieben sind, oder unbedingt erledigt werden müssen. Sehe sie wie einen festen Kundentermin. Ob du vier Stunden am Stück einplanst, oder sie auf vier Tage verteilt, kannst du entscheiden. Sollte eine neue Aufgabe reinkommen, dann kannst du jederzeit mit ganz ruhigem Gewissen sagen: „Ich kann erst um x Uhr vor Ort sein, ich habe vorher noch einen Kundentermin.“ Muss ja keiner wissen, dass du dein eigener Kunde bist 😉
Du hast ein Business, das feste Öffnungszeiten hat (z.B. einen Laden).
Mein Tipp: Schaue über einen Zeitraum von mindestens vier Wochen, welche Öffnungszeiten am wenigsten Besucher bringen und passe sie danach an. Angenommen der Mittwoch Vormittag von 9-10 Uhr ist schlecht besucht, dann nutze diese Stunde, um deine angefallenen Aufgaben zu erledigen. Da du offiziell nicht geöffnet hast und du ohne schlechtes Gewissen einen Anrufbeantworter einschalten kannst, kannst du diese Stunde produktiv nutzen.
Du hast ein Online-Business, bei dem du arbeitest, wie es kommt.
Dann hast du den größten Freiraum, den man sich wünschen kann – und gleichzeitig für einen Kunden nicht unbedingt klare Grenzen, wann du arbeitest und wann nicht. Und natürlich findet jeder sein Anliegen am allerwichtigsten. In diesem Fall kannst du ohne Probleme die obigen Tipps anwenden und zum Beispiel kommunizieren, dass du Mails vor 10 Uhr und nach 17 Uhr nicht beantwortest. Zusätzlich kannst du dir vornehmen, erst eine Aufgabe von deiner Liste abzuarbeiten, bevor du auf Unvorhersehbarkeiten eingehst.
Aber nochmal zurück zur Frage: Wie ich das denn mache, so ohne Struktur.
Kurz: Ich plane anders.
Lang: Ich befolge nicht nur je nach Aufgabe und Wochenablauf die Tipps, die ich dir gerade genannt habe, sondern setze mich auch jeden Sonntag für 30 Minuten an den Schreibtisch und gehe den aktuellen Stand meiner Aufgaben durch. Ganz in Ruhe und nur für mich. Was habe ich diese Woche geschafft? Was nicht? Was muss ich nächste Woche erledigen? Und auch: Was würde ich gerne nächste Woche anpacken?
Dann schaue ich, welche festen Termine es bereits für die kommende Woche gibt. Wenn ich zum Beispiel am Montag „frei“ habe und somit einen Homeofficetag einlegen kann, dann erledige ich dort dringende Aufgaben mit baldiger Deadline und zwar als allererstes. Noch bevor ich irgendwelche Mails abrufe, oder Social-Media-Kanäle checke. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich sonst diese Aufgabe immer im Hinterkopf habe und leicht panisch werde, wenn ich feststelle, dass meine Homeoffice-Zeit fast vorrüber ist und der Punkt immer noch auf meiner Liste steht.
Wenn ich am Dienstag als Tontechnikerin unterwegs bin, dann arbeite ich zum Beispiel nur eine kleine Aufgabe ab und mache das „Tagesgeschäft“, wie Emails beantworten und Social-Media-Kanäle checken. Da ich das jeden Tag mache und sehr konsequent meiner Mailflut entgegen arbeite, habe ich auch tatsächlich kein Problem damit, die neuen Mails in weniger als einer Stunde zu beantworten.
Aufwendigere Aufgaben plane ich mir für einen anderen Tag ein und schreibe zurück, dass ich sie mir bis spätestens am X vornehme. Bis dato hat das nie Probleme gegeben, sondern eher die Kunden beruhigt, dass ich mich umgehend gemeldet habe und ihnen an besagtem Stichtag auch verlässlich die Aufmerksamkeit gewidmet habe, die sie sich wünschen.
Noch ein Trick: Bestenfalls noch zwei Tage draufrechnen, bis du dich meldest, wenn du es dann früher schaffst, dann freuen sie sich 😉 Was ich übrigens auch langfristig immer optimiere: Die unerwarteten Dinge, die eintreffen können zu minimieren und vorzubeugen. Ein bisschen „Kundenerziehung“ gehört auch dazu.
Und noch ein Tipp, den ich immer mache: Ich nehme mir pro Tag maximal drei mittelgroße oder zwei aufwendigere Aufgaben vor! Das hält die Motivation hoch und ich habe Erfolgserlebnisse. Warum? Zum Einen ist die Liste an dringenden Aufgaben dann sehr überschaubar und erschlägt nicht schon am frühen Morgen. Ein Gefühl, wie „Oh Mann, wann soll ich das nur heute alles schaffen?“ kommt gar nicht erst auf.
Sollte ich am Ende meiner überschaubaren drei To-dos noch Zeit haben, kann ich kleinere Aufgaben, die in der Woche noch erledigt werden müssen, anpacken. Und so ein Haken auf der Liste motiviert ungemein. Außerdem ist der Gedanke von „ich sollte eigentlich noch“ nur noch ganz selten da – auch wenn es noch viele kleine Aufgaben gibt.
Wichtig ist, dass du dir einen groben Aktionsplan deiner Aufgaben zurechtlegst
Sonst arbeitest du ohne Ziel und sitzt zum Schluss am Schreibtisch und weißt nicht, wo du anfangen sollst. Halte die Aufgaben, die du erledigen musst fest und notiere sie für deine Woche. Ob online, in einem Kalender, einer Wochenübersicht oder einfach nur auf einem Blatt Papier. Übersicht ist Trumpf!
Mein Motto: Planung ist nicht alles. Die richtige Methode schon.
Und was ist, wenn am Montag plötzlich andere Dinge reintrudeln? Dann schiebe ich die einzelnen Bausteine so, wie es am Montag und in der Woche wieder für mich passt. Ich verpasse aber niemals eine Deadline – und das ganz ohne Quälerei. Psst: Motivation ist das Zauberwort 😉