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Zeit sparen beim Papierkram – mit Papierkram.de

Werbung. Wenn man Selbstständige danach fragt, was sie am meisten an ihrer Selbstständigkeit stört, ist die häufigste Antwort „der Papierkram“. Abschaffen oder einfach nicht machen geht nicht. Was aber funktioniert, ist der Ablauf des lästigen Übels so zu vereinfachen, dass nicht nur vieles automatisch passiert, vereinfacht wird, sondern nebenbei auch noch Zeit spart. „Papierkram“ verspricht exakt das zu erfüllen, weshalb ich das Tool für dich mal genauer unter die Lupe genommen habe.

Jeder, der mich besser kennt, weiß, dass ich ein kleiner Freak bin, wenn es darum geht, Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und Zeit zu sparen. Und weil ich da eine kleine Macke habe, bin ich auch immer auf der Suche nach Tools, Programmen und Hilfsmitteln, die mir meinen Arbeitsalltag erleichtern. Heute widme ich mich dem leidlichen Thema „Papierkram“ und habe das Tool mit dem selben Namen für dich auf Herz und Nieren getestet.

Was ist „Papierkram“ im Detail?

Papierkram ist ein Buchhaltungstool für Selbstständige und kleine Unternehmen. Du kannst Angebote und Rechnungen schreiben, eine Zeiterfassung machen und Projekt verwalten, die Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sowie ein digitales Belegarchiv anlegen und deine Kunden und Kontakte verwalten. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Papierkram direkt mit ELSTER zu verbinden sowie mit deiner Bank, so dass du auf einen Blick deine Ein- und Ausgänge im Griff hast. Das Tool verspricht also viele unabhängige Dinge in einem zu vereinen, was natürlich alleine schon viel Zeit spart.

Papierkram bietet verschiedene Preismodelle an, wobei ich positiv überrascht war, was alles in der Gratisversion enthalten ist. Was du an Funktionen benötigst ist natürlich sehr businessabhängig. In meinem Fall komme ich mit der Freeversion sehr gut aus. Lediglich die Einnahmenüberschussrechnung und Mahnungen vermisse ich dort. Diese ist jedoch in der Proversion, die bereits für 8 Euro monatlich zu haben ist, enthalten. Hier gibt es eine Übersicht über die verschiedenen Modelle. Übrigens: Nach der Anmeldung für die Free-Version startest du in einer zweiwöchigen Testphase, in der du alle Funktionen in Ruhe ausprobieren kannst.

Die ersten Schritte mit Papierkram – die Grundeinrichtung

Die Anmeldung ist super unkompliziert und mit wenigen Klicks erledigt. Dann wird man erstmal durch die Grundeinrichtung geführt, bei der man zig Daten eingeben kann: Steuer, Name, Adresse, aber auch den Nummernkreis für deine Rechnungen, Angebote etc. Ich schreibe „kann“, weil man die meisten Schritte auch überspringen und später erledigen kann 😉 Hat man das hinter sich, landet man auf der persönlichen Startoberfläche, die sehr klar strukturiert und übersichtlich ist. Hilfestellungen gibt’s natürlich am Anfang dazu.

Auf deiner persönlichen Startseite hast du – sofern du alle Daten eingeben und alle Funktionen nutzen möchtest – einen detaillierten Überblick darüber, wo du aktuell stehst: Sowohl was deine Produktivität und Wochenstunden betrifft, als auch über deine Dokumente und Finanzen.

Zeit sparen beim Papierkram

Im Bereich „Einstellungen“ kannst du tatsächlich unheimlich viele Einstellungen vornehmen. Besonders praktisch finde ich auch, dass man neben verschiedensten Möglichkeiten, Kunden-, Angebots-, Lieferschein-, Rechnungs-, Beleg- und Lieferantennummern auch Waren mit Preis eingeben kann. So lassen sich Stundensätze gepaart mit der Timerfunktion, die Papierkram anbietet, wunderbar einfach berechnen. Bzw. Papierkram berechnet das für dich.

Die angelegten Kunden werden übrigens automatisch durchlaufend nummeriert, in der Ziffernform, die du zuvor festgelegt hast. Worauf du achten solltest: Wenn du bereits Kundennummern verwendest, dann musst du deine Kunden genau in dieser Reihenfolge in Papierkram anlegen! Du kannst die Nummernkreise nachträglich zwar ändern, aber nicht mehr den Startwert.

Die Erstellung von Angebots-, Lieferschein-, Rechnungs-, Beleg- und Lieferantennummern erfolgt auf dieselbe Art und Weise. Auch hier solltest du einmal mehr nachdenken, denn auch diese lassen sich nicht mehr ändern, sobald beispielsweise die erste Rechnung erstellt wurde.

Papierkram bietet auch Dokumentvorlagen

Zeit sparen beim PapierkramEin wichtiger Bereich bei den Einstellungen sind die Dokumentenvorlagen. Es gibt sie für:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • verschiedene Mahnstufen
  • SEPA-Mandate

Papierkram.de stellt Standardvorlagen zur Verfügung, die geändert oder aber kopiert und dann abgewandelt werden können. Du kannst per CSS die Vorlagen fast grenzenlos individualisieren und hast sogar die Möglichkeit, jeden Block pixelgenau zu verschieben. Hier findest du ein Beispiel.

Allerdings wird in der kostenlosen Version immer das Papierkram-Logo angezeigt. Ob dich das stört, musst du entscheiden.

Die Erstellung einer Rechnung

Als Beispiel, wie Papierkram funktioniert, nehme ich jetzt hier mal die Erstellung einer Rechnung. Das funktioniert tatsächlich so, wie man das auch aus anderen Programmen kennt und ist absolut selbsterklärend. Du kannst einfach deine zuvor eingegebenen Kundendaten auswählen und zack ist alles ausgefüllt – oder du erstellst direkt mit der Rechnung einen neuen Kunden. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. Was auch super ist: Wenn du diesem Kunden zuvor ein Angebot erstellt hast, kannst du dieses ganz einfach in eine Rechnung umwandeln. Wieder Zeit gespart 😉

Der Rechnungsentwurf kann gespeichert und jederzeit ergänzt bzw. geändert werden, solange der „Abschließen“-Button nicht angeklickt wird. In diesem Fall wird die Rechnung erstellt und wahlweise als E-Mail versendet oder als PDF zur Verfügung gestellt. Solltest du eine Rechnung abgeschlossen haben und nachträglich ändern müssen, dann wird diese Rechnung storniert und durch eine neue ersetzt. Was auch sehr praktisch ist: Wenn ein Kunde nicht fristgerecht gezahlt hat, kann man aus der Rechnung einfach eine Mahnung machen und verschicken.

Zeit sparen beim Papierkram

Falls du auch so ein Design-Freak bist wie ich: Die Vorlagen, die Papierkram zur Verfügung stellt, kannst du selbstverständlich auch bearbeiten. Das Beste daran: Du konfigurierst das einfach mit einer Web-Oberfläche und musst nichts programmieren. Viele Optionen gibt es zwar nicht – sie beschränken sich im Großen und Ganzen darauf, einzelne Elemente der Rechnung anzuzeigen beziehungsweise auszublenden – aber du kannst die Schriftarten anpassen und dein Firmenlogo etc. auswählen.

Was auch cool ist und Papierkram von seinen Mitbewerbern abhebt: Du kannst Wiederholungsrechnungen anlegen mit fixen Intervallen. Dabei kannst du frei bestimmen, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren eine Rechnung wiederholt erstellt werden soll. Auch die Eingabe eines Start- sowie Enddatums ist möglich. Allerdings funktioniert das nicht in der gratis Version.

Zeit sparen beim Papierkram – mit der Zeiterfassung

Eine Besonderheit von Papierkram ist, dass das Buchhaltungsprogramm auch Zeiterfassung beherrscht. Wenn du also immer brav deine Zeiterfassung gemacht hast, kannst du aus deinen geleisteten Arbeitsstunden direkt eine Rechnung generieren.

Noch ein paar Worte zur Zeiterfassung, da ich diese Möglichkeit einfach wahnsinnig praktisch finde: Sie ermöglicht es, Arbeitszeiten, Aufgaben und Deadlines zu verwalten und Projekten zuzuordnen. Mit einem übersichtlichen Wochenüberblick, einer Übersicht der Einzelbuchungen und einer nach Mitarbeitern geordneten Liste ist es einfach, den Überblick über die Zeitfenster zu behalten, aus denen sich die Arbeitsprozesse zusammensetzen. Sprich, wenn du Mitarbeiter hast, die gemeinsam mit dir an Projekten arbeiten, kannst du so ganz einfach sehen, wo du bei deinem kalkulierten Angebot stehst, wie viele Stunden du tatsächlich benötigt hast und vergisst auch keine Stunden abzurechnen.

Rechts oben in der Menüleiste gibt es eine Stoppuhr, die du einfach zu Beginn und Ende einer Tätigkeit anklickst. Dort wird auch eingeblendet, wie viel Zeit du bereits für die aktuelle Tätigkeit aufgewendet hast.

Papierkram kann auch Buchhaltung!

Du kannst nicht nur deinen täglichen Papierkram damit erledigen, sondern auch deine Buchhaltung machen, was ich echt praktisch finde (du musst dich also nicht in ein weiteres Tool einarbeiten). Du kannst dort Belege erfassen und Projekten zuordnen. Wenn du deine Zahlungseingänge mit einem Kontoabgleich erfasst (nicht in der Gratisversion enthalten), dann hast du außerdem einen Überblick über offene Posten und behältst über den Menüpunkt „Cashflow“ deine Einnahmen und Ausgaben im Auge.

Papierkram bietet die Möglichkeit, deine Einnahmenüberschussrechnung und deine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen.Wenn du Elster verwendest, dann kannst du sogar per Export deine Daten an Elster weitergeben.

Mein Fazit

Zeit sparen beim PapierkramPapierkram bietet vieles – außer Kopfzerbrechen. Ich finde es ein sehr gutes Tool, um viele Aufgaben, die im Alltag als Selbstständige anfallen, schnell und ohne viel Einarbeitungszeit erledigen zu können. Gründerinnen und Starterinnen würde ich es definitiv wärmstens empfehlen. Zudem bietet Papierkram nicht nur einen guten Support, sondern auch ein verständliches Handbuch, was wiederum nicht selbstverständlich ist.

Was ich auch gut finde, ist, dass es eine Importfunktion für Kunden-, Lieferanten-, Waren- und Rechnungsdaten gibt. Du kannst also einige Daten früherer Jahre importieren. Aufgrund der Nummernkreise und damit verbundenen festen Werte würde ich dir einen Umstieg auf Papierkram zum Jahreswechsel empfehlen. Das macht es einfacher.

Durch die Importfunktion ist auch der zeitliche Aufwand überschaubar. Das musst du dann entscheiden, ob du einmal diese Zeit investieren möchtest, um dir dann in Zukunft deinen Arbeitsablauf zu erleichtern, oder du erst zum Jahreswechsel umsteigst. Wenn du dir in Zukunft Zeit sparen beim Papierkram willst, worauf wartest du noch? Papierkram ist ein digitales Buchhaltungsprogramm, das ich dir sehr empfehlen kann. Hier kannst du dich anmelden.

Kennst du Papierkram schon und nutzt es? Wie sind deine Erfahrungen? Oder hast du es jetzt erst kennengelernt?

About the author
Ich bin Isabelle, Rosenkohlaussortiererin, Teilzeit-Dickkopf und Vollzeit-Freiberuflerin. Sport-Fan, Handy-Vernachlässigerin und Möchtegern-Hausinhaberin. Von süßen Katzenbabys und Wurst halte ich nicht viel, dafür umso mehr von digitalen Medien und Tonpulten.

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