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Zeiterfassung mit askDANTE – Ein Selbsttest

Werbung. Ich gebe zu, das Thema „Zeiterfassung“ ist nicht gerade weit oben auf meiner Beliebtheitsskala in meiner Selbstständigkeit. Arbeitszeiten und Projektzeiten aufzuschreiben war noch nie so mein Ding, hat aber ziemlich viele Vorteile, wenn es um die Kalkulation von Angeboten und die Rechnungserstellung geht. askDANTE verspricht Einfachheit und höchste Flexibilität, weshalb ich das Tool mal genauer für dich unter die Lupe genommen habe.

Jeder, der mich besser kennt, weiß, dass ich eine kleine Macke habe, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Deshalb bin ich auch immer auf der Suche nach Tools, Programmen und Hilfsmitteln, die mir meinen Arbeitsalltag erleichtern. Heute widme ich mich dem leidlichen Thema „Zeiterfassung“ und habe das Tool askDANTE für dich auf Herz und Nieren getestet.

Was ist „askDANTE“ im Detail?

askDANTE ist eine Zeiterfassungssoftware, die sowohl für Freiberufler als auch für Teams und große Unternehmen entwickelt wurde. Da es sich um eine webbasierte Software handelt, kannst du von überall mit jedem Endgerät aus auf deine Daten zugreifen – per PC, Mac, App oder Terminal.

Neben der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung bietet askDante außerdem die Möglichkeit, einen Schichtplaner zu integrieren sowie den Urlaub der Mitarbeiter zu verwalten. Die Meisten Leserinnen von Frau Chefin sind – genauso wie ich – Solo-Selbstständige, weshalb ich im Folgenden den Schwerpunkt meines Tests auf die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung gelegt habe.

Die ersten Schritte mit askDANTE – die Grundeinrichtung

Was direkt zu Beginn auffällt: askDANTE ist wahnsinnig einfach zu bedienen. Die Software ist sehr übersichtlich, intuitiv und ohne große Einarbeitungszeit einsetzbar. Das Menu überschaubar und ohne zig Unterpunkte – das finde ich immer ganz furchtbar.

Nach der Anmeldung, die übrigens mit wenigen Klicks erledigt ist, hast du die Möglichkeit, alle Funktionen der Zeiterfassungssoftware zu nutzen (je nach gewählter Version). Du kannst:

  • Zeiten direkt erfassen
  • Kundensätze verwalten
  • Projekte für Zeitnachweise anlegen und zuordnen
  • Tätigkeiten für Zeitnachweise mit Stundensatz und Fakturierbarkeit festlegen
  • Reportings zu Kunden, Projekten, Tätigkeiten oder Benutzern einsehen
  • Timesheets als PDF- oder Excel-Datei exportieren
  • Benutzer anlegen und verwalten
  • Konto für die Bezahlung hinterlegen
  • Benutzereinstellung wie Zeitzone, Währung oder Module festlegen

Der Funktionsumfang bei askDante ist unheimlich riesig. Einen Überblick darüber und über die drei Versionen findest du hier.

Kunden und Projekte anlegen

Zeiterfassung mit askDante

Der Teil, der für Solo-Selbstständige mit mehreren Kunden und Projekten, die gleichzeitig stattfinden interessant ist, ist der Punkt „Projekte“. Dort kannst du absolut problemlos Kunden und Projekte anlegen und Tätigkeiten, also deine abzuarbeitenden Aufgaben, in deinem Projekt eingeben.

Wenn du mehrere Kunden angelegt hast, dann kannst du sie dir wunderbar in der Übersicht darstellen lassen und per Klick darauf alle bereits erfassten Stunden inkl. angefallener Kosten anzeigen lassen. Außerdem siehst du sofort, ob du im vereinbarten Budget bist und wenn ja, wieviel Zeit, die du kalkuliert hast, noch übrig ist.

Genauso funktioniert es auch mit deinen Projekten: Projekt anlegen, mit deinem Kunden verknüpfen, Daten eingeben und es kann losgehen.

Das sieht dann so aus:

 

Zeiterfassung mit askDante

Zeiterfassung mit askDante

Zeiterfassung mit askDANTE

Einer der wichtigsten Punkte, den askDANTE mitliefert und auch mir in der Testphase sehr geholfen hat, ist die Zeiterfassung. Dabei hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du gibst die Anfangs- und Endzeit manuell ein (wenn du zum Beispiel wie ich öfter mal vergessen hast, auf „Start“ zu klicken…), oder du nutzt die Stoppuhr-Funktion. Dort wählst du Kunde, Projekt und Aufgabe aus und lässt die Uhr rattern, bis du wieder Stop drückst. Der Rest funktioniert automatisch. Sehr praktisch!

Ein kleines Manko bei der Stoppuhr ist, dass du nicht – wenn zum Beispiel ein Telefonat reinkommt und dich bei der Arbeit an deinem Projekt unterbricht – du einfach auf Pause drücken kannst und wieder auf Play, wenn du weiterarbeitest. Du musst die Aufzeichnung jedes Mal stoppen und hast dann im Projekt im schlimmsten Fall hundert Zeiteinträge wegen Unterbrechungen. Ob dich das stört, musst du entscheiden.

Was aber grundsätzlich schön wäre, wäre ein rot leuchtender oder blinkender Button, der anzeigt, dass die Stoppuhr läuft. Ich habe nämlich immer mal wieder vergessen, ob ich sie schon aktiviert habe…

Preis und Bezahlung

Bevor du dich für eine der Versionen mit unheimlich vielen Funktionen entscheiden musst, hast du die Möglichkeit, askDante für 30 Tage kostenlos zu testen. In dieser Zeit kannst du die Zeiterfassungssoftware ausgiebig kennenlernen und herausfinden, welche Funktionen du benötigst und worauf du besonderen Wert legst. Außerdem gibt es zwei kostenlose Version, die für bis zu 15 Benutzern sind (je nach Version). Das ist natürlich für uns Solo-Selbstständige und die, die mit einer Assistenz zusammen arbeiten richtig klasse.

Wenn du dich für eine der Bezahlversionen entscheidest, musst du Credits kaufen. Ein Credit kostet 5€ und ist für einen Benutzer einen Monat lang gültig. Der Vorteil dabei: Es gibt keine Abo-Falle und keine Kündigungsfristen.

Zeiterfassung mit askDanteFazit

askDANTE ist eine super einfach zu bedienende und selbsterklärende Zeiterfassungs-Software, die trotzdem einen unheimlich großen Funktionsumfang mit sich bringt.

Die Software ist meiner Meinung nach vor allem für die Unternehmerinnen von uns wirklich sinnvoll und eine enorme Arbeitserleichterung, die vorab ein genaues Kosten- und Leistungsangebot mit ihren Kunden vereinbart haben und das von Kunde zu Kunde variiert. Wie zum Beispiel bei Designleistungen. Und für diejenigen, die mit einer Assistenz zusammen arbeiten und auf einfachem Weg Zeit und Budget im Blick haben wollen.

Wenn du Pauschalpreise anbietest und wissen möchtest, wie hoch dein tatsächlicher Zeitaufwand ist, kannst du die Budget-Funktion in askDANTE mit ein paar Klicks in eine Budget-Zeit-Funktion umwandeln. Das ist vor allem dann praktisch, wenn du überprüfen möchtest, ob dein Zeitaufwand und der Preis deines Angebotes zusammenpassen, oder du gegebenenfalls nachkorrigieren musst.

Meine Empfehlung ist: Unbedingt testen und dann entscheiden!

Wie gefällt dir die Zeiterfassung mit askDANTE? Benutzt du es schon? Wirst du es ausprobieren? Oder ist das so gar nichts für dich?

About the author
Hallo, ich bin Isabelle! Ich helfe selbstständigen Frauen, mit ihren Audios und Videos einen starken Onlineauftritt hinzulegen. Seit Oktober 2014 bin ich als Vollzeit-Selbstständige und seit mehr als neun Jahren als Audio- und Videotechnikerin unterwegs. Januar 2016 gründete ich meinen Business-Blog "Frau Chefin". Dort findest du über 150 Artikel zu den Themen Selbstständigkeit, Selbstbewusstsein, Selbstorganisation sowie Audio- und Videotechnik.

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