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5 Tools, die mir als Selbstständige den Kopf frei halten

Wenn wir Selbstständigen eine tolle Freiheit haben, dann, entscheiden zu können, wie wir arbeiten wollen. Keiner schreibt uns vor, welche Tools wir nutzen sollen und keiner sagt, wie unser Arbeitsablauf auszusehen hat. Der kleine Haken an der Sache ist, dass viele von uns auf zig Systeme zurückgreifen und keines davon richtig nutzen. Deshalb gibt es jetzt von mir eine knackige Liste mit meinen fünf wichtigsten Alltagshelfern, die zu meiner Arbeitsroutine einfach dazugehören.

Bevor es losgeht, noch ein kleiner Hinweis: Ich bin mir sicher, dass du einen Teil oder die Meisten der Tools bereits kennst. Vielleicht nutzt du sie sogar. Aber frage dich jetzt mal: Nutzt du sie schon intensiv und auch ihre Möglichkeiten?

Es bringt nämlich nichts, wenn du dich mit zig Tools, einer Zettelwirtschaft, einem Notizbuch und weiteren Planungsmöglichkeiten rumschlägst. Es ist deutlich sinnvoller, wenn du dich auf wenige konzentrierst und dir dafür jeweils mal eine Stunde Zeit nimmst, um dich mit diesen Tools richtig vertraut zu machen. Dann kannst du sie auch als Hebel für deinen Erfolg einsetzen.

Hier sind meine fünf Lieblingstools für Selbstständige, die mir den Kopf frei halten:

1. Meine persönliche Assistentin: iCal (Mac-Kalender)

Ich liebe meinen Mac-Kalender! Weil er schlichtweg übersichtlich ist, mich – wie eine persönliche Assitentin – an meine Termine erinnert und sich mit wenigen Klicks mit dem Kalender meines Mannes verbinden lässt. So habe ich nicht nur meine Arbeitstage außer Haus in blau darin, sondern auch private Termine in rot, Kindertermine in orange, die Arbeitszeiten meines Mannes in violett und Blogtermine in grün. Da ich derzeit nur Apple-Userin bin, habe ich den Kalender dank iCloud auch automatisch auf meinem iPad und meinem iPhone zur Hand, was ich wahnsinnig praktisch finde.

Je nach Termin lasse ich mich daran eine Stunde vorher erinnern (z.B. Telefontermine) oder einen Tag vorher (z.B. Steuer ist fällig). Dann brauche ich wirklich an fast nichts mehr zu denken und kann entspannt in den Tag starten, ohne das direkt Hektik ausbricht.

Alternativ zum Mac-Kalender bietet sich selbstverständlich auch der Google-Kalender an, der im Prinzip das selbe kann und noch ein paar Funktionen mehr hat.

Tools für Selbstständige2. Mein externes Gehirn: Sprachnotizen

Vielleicht so ein Ding als Tontechnikerin? Seltsamerweise kommen mir ausgerechnet bei der Autofahrt die besten Ideen – oder dann, wenn ich kein Papier zur Hand habe. Deshalb habe ich mir angewöhnt, die Sprachnotizen-App auf meinem Smartphone zu nutzen, um alle möglichen Spontaneinfälle festzuhalten. Zuhause kann ich mir dann meine Aufnahmen in Ruhe anhören und je nachdem auf meine To-do-Liste schreiben, in meinen Kalender eintragen oder auch als Blogartikel festhalten.

Seitdem ich die Sprachnotizen verwende, hatte ich nie mehr diese Angst, einen wahnsinnig kreativen Einfall vergessen zu können und musste auch nie mehr lange grübeln, was ich denn eigentlich mit meinem verwirrenden Aufschrieb meine. Denn Sprachnotizen haben einen gewaltigen Vorteil: Man kann viel Text und somit viele Gedanken super einfach festhalten – und das in kurzer Zeit.

3. Mein Kreativitäts-Pool: Pinterest

Ich bin absoluter Pinterest-Fan! Und verbringe dort zugegebenermaßen ziemlich viel Zeit am Tag…ähäm… Davon abgesehen, dass Pinterest meine Traffic-Quelle Nummer 1 ist, bietet die Plattform auch wahnsinnig viel Inspiration. Zu jedem Thema findest du Anregungen und hilfreiche Artikel. Du brauchst kreative Nachhilfe? Schau bei Pinterest. Du bastelst an deinem Visionboard? Probiere es in Pinterest. Du suchst schöne Vorlagen für deinen Arbeitsalltag? Bekommst du bei Pinterest.

Das Land der 1000 Möglichkeiten hat viele Vorteile, du solltest nur dabei nicht die Zeit aus den Augen verlieren. Auf der Plattform vergeht die Zeit nämlich wie im Fluge. Folgst du mir eigentlich schon auf Pinterest?

4. Mein digitales Notizbuch: Evernote

Am allerliebstes halte ich meine Notizen und To-do-Listen auf Papier fest. In manchen Fällen nutze ich jedoch Evernote, weil es für mich drei unschlagbare Vorteile zur Papiervariante bietet:

  1. Du hast dein Notizbuch, bei dem nie die Seiten ausgehen, immer dabei. Ob au dem Laptop, dem iPad oder Smartphone.
  2. Du kannst deine Notizen ganz einfach einer anderen Person freigeben, die wiederum deine Gedanken ergänzen und Anmerkungen machen kann. So ist jeder auf dem aktuellen Stand und man muss nicht unzählige Emails schreiben, oder viel telefonieren.
  3. Du kannst Notizen nicht nur schriftlich festhalten, sondern auch Bilder und Seiten im Internet speichern. Besonders cool finde ich, dass du sogar eine Volltextuche in PDFs machen kannst.

Neben der App gibt es übrigens auch eine Erweiterung für den Web-Browser, mit der du dir z.B. Blogartikel speichern kannst, die du noch lesen willst.

Auch wenn ich absolute Papierliebhaberin bin, versuche ich mich immer mehr an Evernote zu gewöhnen und es auch entsprechend zu nutzen. Denn es ist wirklich alles an einem Ort versammelt, in Ordnern nach Thema ablegbar und im Zweifelsfall per Suche schnell auffindbar. Und vor allem: Egal wo ich bin, habe ich immer alles dabei.

Tools für Selbstständige5. Mein Tresor: Enpass

Ich bin eine fürchterliche Passwort-Vergesserin (*schäm*). Sobald ich ein Passwort eingeben muss, fange ich an zu schwitzen und zu grübeln und brauche in der Regel mindestens drei Fehlversuche, bis ich das richtige Passwort herausgefunden habe. Meistens muss ich es jedoch zurücksetzen, weil ich einfach zu dusselig bin, es herauszufinden.

Da mir diese offensichtliche Schusselei meinerseits mittlerweile ziemlich auf den Keks geht, mein Mann jedes Mal mich für meine Passwort-Schusseligkeit auslacht und das alles andere als „aufgeräumt“ ist, nutze ich seit kurzem Enpass. Seitdem ist die Passwort-Sucherei samt Benutzername oder entsprechender Email-Adresse deutlich entspannter.

Enpass ist nicht nur – wie übrigens alle anderen Tools, die ich dir vorgestellt habe – kostenlos, sondern auch noch sehr wirksam. Es ist offline nutzbar, es gibt kein Abo. Du kannst sowohl Passwörter für Onlinezugänge speichern als auch deine Bankkonto-Zugänge. Du hast die Möglichkeit, sie direkt in eine Seite in die entsprechenden Felder einzutragen und kannst es dazu noch zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren.

Welche Tools nutzt du in deinem Arbeitsalltag? Hast du noch andere, die du uns empfehlen kannst?

About the author
Hallo, ich bin Isabelle! Ich helfe selbstständigen Frauen, mit ihren Audios und Videos einen starken Onlineauftritt hinzulegen. Seit Oktober 2014 bin ich als Vollzeit-Selbstständige und seit mehr als neun Jahren als Audio- und Videotechnikerin unterwegs. Januar 2016 gründete ich meinen Business-Blog "Frau Chefin". Dort findest du über 150 Artikel zu den Themen Selbstständigkeit, Selbstbewusstsein, Selbstorganisation sowie Audio- und Videotechnik.

4 Kommentare

  1. Neben dem Google-Kalender (vgl. iCal) habe ich mein System an vielen Stellen verschlankt und benutze trivialerweise Klembrettmappen. Für jeden Auftrag eine. Früher habe ich ein digitales System verwendet, aber das war mir irgendwann einfach zu doof. Manche Aufträge sortiere ich dann später nach Abwicklung in einen Ordner, vor allem wenn ich denke, dass was ähnliches wieder ansteht. Wenn einer anruft, hab ich ne Kiste mit diesen Mappen und suche kurz seine raus. Und wenn ich unterwegs bin? Hab ich eh keinen Kopf… und auch kein Smartphone. Vom alles jederzeit machen, und daher potenziell gleichzeitig, wird bei mir nix besser.

  2. Hallo Isabelle,

    danke für den Beitrag. Es ist immer interessant zu hören, warum gewisse Hilfsmittel benutzt werden bzw. worin die Vorteile liegen können.

    Für mich ist die rein digitale Terminverwaltung sehr gewöhnungsbedürftig. Daher setze ich auf den alten Terminkalender, in dem ich nach Belieben streichen und hinzufügen kann.

    Außerdem halte ich das klassische Notizbuch für Ideen und Listen zum Abhaken für sinnvoll. Der visuelle Charakter, die Punkte immer vor sich zu haben, hilft mir für meinen Überblick.

    Benutzt Du denn auch klassische Notizen oder ist bei Dir alles digital?

    Viele Grüße

    Sarah von apolishedprofile.com

    1. Hallo Sarah,

      ich bin vor ein paar Jahren (ein bisschen aus der Not heraus) auf eine digitale Terminverwaltung umgestiegen. Der Hauptgrund ist, dass wir als Familie so den Alltag deutlich besser planen können, weil jeder auf die Termine zugreifen kann und sieht, wenn etwas geändert wurde. Wir sparen uns seitdem wahnsinngi viele Diskussionen und Missverständnisse gibt’s auch keine mehr 😉 Mittlerweile kann ich mir einen Papierkalender gar nicht mehr vorstellen.

      Was die Notizen betrifft, da bin ich nicht rein digital unterwegs. Meine To-do-Listen schreibe ich sehr oft auf Papier, damit ich sie beim Arbeiten neben mir liegen habe. Auch kurze Einfälle zwischendurch werden erstmal auf Papier notiert. Damit komme ich bisher am Besten klar. Meine Monats-To-dos schreibe ich allerdings inzwischen in Evernote, weil sich das bewährt hat. Kann sein, dass ich nach und nach auch mit meiner Wochen-To-do-Liste dahin umziehe, aber meine Ideen und fixen Einfälle zwischendurch werde ich weiterhin auf Papier festhalten. Ich mag es einfach zu sehr mit Papier und Stift zu arbeiten. Abgesehen davon traue ich als Technikerin der Technik nicht ganz über den Weg 😉

      Viele liebe Grüße
      Isabelle

      1. Hallo Isabelle,

        ich danke Dir für die Antwort.

        Stift und Papier mag ich auch sehr gerne und die Zufriedenheit, wirklich einen Haken zu setzen, ist auch nicht zu unterschätzen.

        Wie ich schon erwähnte, interessieren mich immer die Begründungen umzusteigen. Hier kommen die in der Praxis erprobten Vorteile heraus.

        Werde Deinen Blog jetzt öfter verfolgen. 🙂

        Liebe Grüße

        Sarah

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