Deine Buchhaltung in der Cloud

Deine Buchhaltung in der Cloud. Ein Überblick.

Werbung

Mit deinen Finanzen steht und fällt dein Business. Trotzdem ist gerade die Buchhaltung eine der Aufgaben, mit denen wir Selbstständige uns nur ungern beschäftigen: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge im Auge behalten, Belege sortieren und am Ende des Jahres Ordnung in das Zettelchaos bringen. Relaxter ist es, wenn du deine Buchhaltung in der Cloud führst und dabei die richtigen digitalen Tools kennst.

Immer zu Beginn eines neuen Jahres, wenn ich mich an den Tagen zwischen den Jahren meinem Zettelwirrwarr auf dem Schreibtisch gewidmet habe, um meine Buchführung auf den aktuellen Stand zu bringen, ärgerte ich mich. Ich ärgerte mich darüber, dass ich diese ‚Zettelwirtschaft‘ betreibe, alles einklebe, ausdrucke und dann doch am Ende des Jahres einen Ordner voll habe, den ich erstmal irgendwann zu meinem Steuerberater bringen muss.

Da mein Steuerberater 400 Kilometer entfernt ist, dauerte das natürlich. Zeit, in der ich immer wieder daran denken musste, dass ich doch unbedingt mal nach Nordrhein-Westfalen tuckern sollte, um endlich einen Haken an das vergangene Geschäftsjahr machen zu können. Jedes Jahr wurde ich gefragt, ob ich nicht auf eine digitale Version in Sachen Buchführung umsteigen möchte und jedes neue Jahr begann ich doch wieder die Belege einzukleben und meine Buchführung „analog“ zu machen.

Grundsätzlich ist das auch ok und ist irgendwie auch ein wenig eine Typfrage. Aber einen Haken hat die ganze Sache: Wenn man nicht zuhause ist, dann hat man auf nix Zugriff. Der ausschlaggebende Grund, warum Frau Chefin in Sachen Buchführung nun doch ins digitale Zeitalter vorgerückt ist, war folgender:

Ich bekam einen Anruf meines Steuerberaters, dass ich ganz unbedingt und ganz dringend zwei Rechnungen zuschicken sollte, es eile. Ich weiß heute nicht mehr genau, was es war, es war jedenfalls unheimlich wichtig. Doof war nur, dass ich gerade ganz ausnahmsweise mir erlaubt hatte, 5 Tage in Urlaub zu fahren und aus Gründen natürlich auch nicht meinen Laptop mitnahm. Tja, da saß ich nun, ohne Papierkram dabei – logisch, wer schleppt auch zig Ordner mit in den Urlaub – ohne Laptop und auch ohne Cloud.

Für 2017 hatte ich mir daher vor allem eines vorgenommen: Weg von der Ordnerabhängigkeit, hin zum digitalen Büro. So dass ich von überall aus auf meine Unterlagen zugreifen kann, ich nicht wieder am Jahresende verschollene Belege suchen muss und ich vor allem beruhigt wegfahren kann, ohne an irgendwelche Eventualitäten zu denken, die eintreffen könnten und ich keinen Zugriff habe.

Deine Buchhaltung in der Cloud

Vorteile, wenn du deine Buchhaltung in der Cloud führst

Dein Office in die Cloud zu verlegen und deine Buchhaltung digital zu organisieren hat ein paar unschlagbare Vorteile:

Du bist flexibler

Gerade wenn du viel unterwegs bist, ist die digitale Verwaltung deiner Finanzen ein großes Plus: Weder sammeln sich in deinem Portemonnaie wichtige Quittungen oder Auslagenrechnungen, noch musst du mit dem Update deiner Unterlagen warten, bis du wieder zu Hause bist. Via Cloud hast du darauf immer Zugriff – an jedem Ort, zu jeder Zeit.

Du sparst Zeit

Die meisten Cloud-Lösungen, darunter z. B. Holvi, sevDesk oder lexoffice, übernehmen nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Rechnungsstellung. Zudem musst du deine Zeit nicht länger mit dem Sammeln und Kopieren deiner Belege vergeuden, denn du kannst sie mit deinem Smartphone direkt abfotografieren und in der Cloud ablegen.

Du siehst auf einen Blick, wie dein Unternehmen da steht

Wenn du immer direkt deine Belege und Rechnungen abfotografierst, hast du einen guten Überblick über deine Augaben. Bezahlte Rechnungen zeigen direkt deine Einnahmen. So siehst du auf einen Blick, wie du im Augenblick finanziell dastehst.

Du bist immer auf dem aktuellen Stand

Nicht nur, was deine finanzielle Situation betrifft, sondern auch in Sachen Updates! Lästige Software-Updates, die man gerne vergisst, oder auch mal sehr gerne in die Zukunft verschiebt, sind Vergangenheit. Deine Cloud ist immer auf dem aktuellen Stand.

Die Online-Buchhaltungssoftware wächst mit deinem Unternehmen

Was sehr praktisch ist! Du hast Mitarbeiter, oder größere Aufträge an Land gezogen? Oder musst du unerwartet viele Rechnungen schreiben? Das ist in der Regel kein Problem, denn die meisten Cloud-Lösungen bieten verschiedene Pakete an, zwischen denen du wechseln kannst.

Du hast einen augeräumte(re)n Arbeitsplatz

Was ich persönlich extrem angenehm finde 😉 Belege einscannen, bestenfalls noch abheften und die Sache ist erledigt – sowohl was die Ordnung auf dem Schreibtisch betrifft, als auch deine Buchhaltung.

Du bist entspannter

Nicht nur, weil du weißt, dass deine Buchführung auf dem aktuellen Stand ist, keine Belege spurlos verschwinden können und du im Notfall von überall auf der Welt Zugriff darauf hast. Was mich persönlich total entspannt, ist die Tatsache, dass meine Panik, dass meine Festplatten sich in Rauch auflösen könnten, oder mein Laptop bei einem Job geklaut werden könnte, nun kein Thema mehr sind.

Du sparst Geld

Kosten sparst du beim digitalen Management deiner Finanzen gleich zweifach: Einerseits kannst du die Ausgaben für deinen Buchhalter beiseite legen bzw. minimieren. Andererseits sorgt das Ablegen deiner Belege in der Cloud dafür, dass dir keiner mehr verloren geht. Schließlich musst du für Posten, für die es keinen Beleg gibt, selbst aufkommen – ein mitunter teures Nachspiel.

Auf das richtige Buchhaltungsprogramm kommt es an

Um ein Programm zu finden, das zu deinem Business passt, ist es wichtig zu wissen, was du genau brauchst, denn Buchhaltungsprogramm ist nicht gleich Buchhaltungsprogramm. So gibt es Software und Cloud-Lösungen, die sehr stark ins Detail gehen und meist nur für bargeldschwere Unternehmen sinnvoll sind, nicht aber für Kleinunternehmerinnen wie dich.

Die Lernkurve ist bei einigen Programmen hoch, bei anderen hingegen relativ flach. Wenn bei dir im Monat beispielsweise nur vierzig Belege auflaufen, reicht ein einfaches Buchhaltungsprogramm in der Regel völlig aus. Damit sparst du dir im Hinblick auf die Einarbeitung vor allem eines: Nerven.

Tipp: Hast du gerade ein Geschäftsessen bezahlt und den Bewirtungsbeleg bekommen? Scanne deine Belege sofort ein und entwickle eine Routine. Die Regelmäßigkeit deiner Beleg-Uploads wird sich auszahlen. Spätestens am Jahresende, wenn du nichts weiter tun musst, außer deine Unterlagen mit einem Klick an deinen Steuerberater weiterzuleiten.

Deine Buchhaltung in der Cloud

Übersichtlichkeit dank einer guten Ordnerstruktur

Übersichtlichkeit in deiner Ordnerstruktur kann dir bei der Vorbereitung deiner Steuererklärung und Einnahmenüberschussrechnung viel Arbeit ersparen – beide musst du als Selbstständige am Ende des Jahres beim Finanzamt einreichen. Als Freiberuflerin oder Kleinunternehmerin bist du lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet: Hier sind die Kategorien “Einnahme” und “Ausgabe” schon mal ein guter Anfang.

Doch auch Spesen wie Fahrt- oder Reisekosten, Fachliteratur, Telefonkosten, Bewirtung, Kundenbesuch und Akquise sollten sorgfältig kategorisiert werden. Abgesehen von diesen Standardkategorien, die gewissermaßen zum buchhalterischen Grundrepertoire gehören, verlangt jedes Business darüber hinaus natürlich auch nach jeweils individuellen Kategorien. Hilfreich ist es, wenn du dieselben Kategorien benutzt wie dein Steuerberater. Nachfragen lohnt sich.

Tipp: Solltest du deine Dienstleistungen oder Produkte international anbieten, empfiehlt es sich, deine Rechnungen in unterschiedlichen Ordnern abzulegen: z. B. Deutschland, EU, international. Damit hältst du von Anfang Ordnung im Hinblick auf die Versteuerung deiner Einnahmen.

Du hast einen Onlineshop? Super!

Wenn du deine Produkte über einen Onlineshop verkaufst, dann hast du vor allem eines: Viele Rechnungen über kleine Beträge. Da ist es in der Regel nicht nru aufwändig, die Rechnungen zu schreiben, sondern auch die Zahlungseingänge im Blick zu behalten. Ein unschlagbarer Vorteil, den du allerdings hast: Deine Kunden zahlen im Voraus! Du musst deinem Geld also nicht hinterherlaufen und im schlimmsten Fall stundenlang an deinem Schreibtisch sitzen, um Mahnungen zu schreiben.

Wie ist es bei dir? Führst du deine Buchhaltung in der Cloud? Oder setzt du lieber auf die gute alte Methode: Zettel einkleben, abheften und mehrere Tabellen führen?

 


Sichere dir jetzt deine gratis Monate!

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Holvi entstanden. Wenn du das digitale Holvi-Geschäftskonto für drei Monate kostenlos und unverbindlich testen möchtest, dann kannst du dich hier über die Leistungen informieren und dich mit dem Code FRAUCHEFIN registrieren.

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Frau Chefin
Folge mir:

Frau Chefin

Ich bin Rosenkohlaussortiererin, Teilzeit-Dickkopf und Vollzeit-Freiberuflerin. Sport-Fan, Handy-Vernachlässigerin und Möchtegern-Hausinhaberin. Von süßen Katzenbabys und Wurst halte ich nicht viel, dafür umso mehr von digitalen Medien und Tonpulten.
Frau Chefin
Folge mir:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.