Gastartikel Isabel Schellenberger

So wirst du Chefin über das Chaos auf deinem Schreibtisch

Ein Gastartikel von Isabel Schellenberger

Als Chefin in deinem eigenen kleinen Business, musst du neben all der tollen Dinge, die dein Job so mit sich bringt, auch die Büroarbeit erledigen. Für viele ist es eine lästige Nebensache, die gern liegen gelassen wird und über kurz oder lang in Papierfluten bzw. Stapelheimaten endet. Heute verrate ich dir meine Tipps für eine bleibende Ordnung auf deinem Arbeitsplatz, die du sofort umsetzen kannst.

Arbeite nur an einer Aufgabe.

Ausschließlich die Unterlagen für dein aktuelles Projekt sind auf dem Schreibtisch. Daneben sind dort idealerweise nur die Dinge, die du ganz dringend brauchst. Mit dem Fokus auf eine Sache ist es möglich, effizienter zu sein und mehr Zeit zu gewinnen, die du sicher sinnvoll zu nutzen weißt.

Starte mit einem aufgeräumten Schreibtisch in den Tag.

Nimmst du dir kurz vor Feierabend noch Zeit zum Aufräumen, kommst du am nächsten Tag schneller in den Arbeitsmodus, weil du einfach nicht über zehn andere Aufgaben stolpern kannst.

Heute war mal wieder so ein Tag, an dem ich mich an einen unaufgeräumten Schreibtisch setzen musste. Was soll ich sagen? Ich konnte mich einfach nicht konzentrieren, sondern habe mich mit den Dingen beschäftigt, die noch so an meinem Arbeitsplatz lagen. Später habe ich dann noch in meinen Social-Media-Kanälen ein bisschen geschaut. Schon war es zwei Stunden später und mein Gastartikel steckte immer noch in den Kinderschuhen.

Der Schreibtisch ist ein Arbeitsmittel und kein Dekorationsobjekt.

Kinderfotos, Blumen und Steine vom letzten Sommerurlaub sind schön. Aber ehrlich, sie lassen dich einfach nicht effizient arbeiten. Ich habe seit einigen Tagen eine kleine Eule auf meinem Schreibtisch stehen. Wie oft sitze ich davor und denke an den schönen Zoobesuch mit meiner Mutter sowie Nichte und Neffe. Vor dem Hintergrund, dass der Mensch durchschnittlich acht Minuten braucht, um wieder zur vollen Konzentration zu gelangen, solltest du dir wirklich überlegen, was du auf deinen Schreibtisch stehen hast.

Chaos auf deinem Schreibtisch

Jedes Ding hat seinen Platz.

Definiere für alles einen festen Platz. So sparst du eine Menge Zeit beim Suchen. Mitunter kann dein buntes Durcheinander im Büro zum Vertrauensverlust beim Kunden führen, insbesondere wenn du Direktkontakt mit ihnen hast. Würdest du einem Steuerberater vertrauen, der minutenlang in seinem Chaos nach deinen Unterlagen sucht? Ist der dann wirklich in der Lage, die Unterlagen beim Finanzamt fristgerecht einzureichen?

Der Papierkorb ist dein bester Freund.

Ich habe eine ganze Weile dazu geneigt, viele Dokumente und Dinge aus nostalgischen Gründen aufzuheben. Nochmal so viele Sachen wollte ich sehr gerne noch lesen. Da ich schon recht oft in meinem Leben umgezogen, habe ich schnell gemerkt, wie wenig ich die aufgehobenen Sachen wieder in die Hand nehme. Wenn auch eine kleine Archivarin in dir steckt, stelle am besten neben deinen Schreibtisch Papierkorb sowie Schredder und entsorge den Papiermüll sofort, wenn gern mal etwas wieder raushoppst.

Begrenze Fächer nach oben und zur Seite.

Ist die Grenze bzw. Decke erreicht, solltest du an der untersten Stelle beginnen, Material auszusortieren oder zu bearbeiten. Keinesfalls sollte im nächsten Fach darüber oder seitlich weitergestapelt werden. Was du in einem Jahr an Informationsmaterial nicht gelesen hast, wirst du auch im nächsten nicht mehr zu Hand nehmen. Diese Taktik benutze ich immer, wenn ich merke, mein Papierkram ufert aus.

Chaos auf deinem Schreibtisch

Beschrifte alles.

Damit du Vorgänge und andere Dinge schnell wiederfindest, solltest du auf den Einband oder die Verpackung schreiben, was sich drinnen verbirgt. Wenn du das immer in der gleichen Art und Weise machst und dazu noch unterschiedliche Farben nutzt, z. B. Kunden – Gelb oder Finanzen – Grün, können sich deine Augen schneller orientieren.

Chaos auf deinem Schreibtisch – Jetzt ist Schluss.

Sehr oft bekomme ich zu hören, dass ja keine Zeit sei für den Papierkram. Dann frage ich: „Wieso? Zeit zum Suchen findest du ja auch.“ Du siehst, liebe Chefin, es ist total easy. Ohne großen Aufwand bekommst du mit diesen Tipps mehr System und Struktur in dein Homeoffice.

Kürzlich habe ich auf meinem Blog KLEINES BÜRO über die optimale Schreibtischgestaltung berichtet. Dort kannst du gern vorbeischauen.

 

Hast du noch weitere Tipps, um das Chaos auf deinem Schreibtisch zu beseitigen? Lass es uns in den Kommentaren wissen.

 


Über die Autorin

Isabel Schellenberger ist seit März 2017 selbstständige Büromanagerin und arbeitet mit ihrem Büroservice offline im Raum Dresden-Mittleres Erzgebirge und online als virtuelle Assistentin weltweit. Sie ist Schreibkramsüchtige, Bücherwürmchen und Dresdenliebhaberin.

Isabel als persönliche Assistentin
Isabel auf Facebook, Xing und Google+
Isabels Blog “Kleines Büro

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Frau Chefin

Ich bin Rosenkohlaussortiererin, Teilzeit-Dickkopf und Vollzeit-Freiberuflerin. Sport-Fan, Handy-Vernachlässigerin und Möchtegern-Hausinhaberin. Von süßen Katzenbabys und Wurst halte ich nicht viel, dafür umso mehr von digitalen Medien und Tonpulten.
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Ein Gedanke zu „So wirst du Chefin über das Chaos auf deinem Schreibtisch

  1. Susi sagt:

    Das mit den Akten kenne ich. Ich habe lang gebraucht, bis ich unwichtige Dokumente und vor allem selbstgemachte Aufschriebe weggeschmissen habe. Ich habe immer alles auf einen Stapel gelegt. Inzwischen miste ich da auch gnadenlos aus. Was nicht gebraucht wird kommt weg.

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