Isabel Schellenberger persönliche Assistenz

Isabel Schellenberger: Persönliche Assistentin

Isabel Schellenberger ist leidenschaftliche Leserin. Buchstaben ziehen sie magisch an und sie liebt Schreibkram über alles. Ordnung ist für sie Berufung und anderen zu helfen, ein Bedürfnis. Erst vor wenigen Monaten hat sie ihr Unternehmen als Büromanagerin gegründet. Im Portrait erzählt sie, warum sie sich selbstständig gemacht hat, was sie an Bürokram so toll findet und wie sie uns Selbstständige unterstützen kann.

Du hast dich erst vor wenigen Monaten – im März 2017 – mit „Isabel Schellenberger – Büroservice, virtuelle Assistenz, Coaching“ selbstständig gemacht. Erzähle uns doch ein bisschen darüber, wie es dazu kam.

Die Idee vom eigenen Unternehmen kam mir, nachdem ein befristeter Arbeitsvertrag 2016 auslief. Ich habe im Geschäft meiner Mutter gesehen, dass man als Unternehmer mehr Freiheiten hat. Und ich habe neben meinem eigentlichen Job meiner Mutter bei der Gründung ihres Floristikfachgeschäftes geholfen und unterstütze sie seit über sechs Jahren. Ich bin schnell ins Backoffice gewechselt zu meinen liebsten Arbeitsmitteln: Stift, Papier und Internet.

Heute übernehme ich alle nichtfloristischen Tätigkeiten von der vorbereitenden Buchhaltung für den Steuerberater bis hin zum Marketing. Irgendwann entstand die Idee, diese Arbeit in einem eigenen Unternehmen umzusetzen. Ich habe quasi mein Hobby zum Beruf gemacht.

Wie war das, als du den ersten Tag selbstständig warst? Wie hast du dich gefühlt?

Der Gründungstag an sich war echt kein Highlight, weil für mich die Selbstständigkeit schon eher angefangen hat. Und ich habe auch kein Ladengeschäft, sondern ich verkaufe Dienstleistungen. Das ist für die Leute nicht greifbar. Es wussten zwar viele, dass ich mein Geschäft starte, aber der genaue Tag ist ein wenig untergegangen.

Isabel Schellenberger persönliche Assistenz

Isabels am häufigsten genutztes Arbeitsmittel ist der Laptop.

Womit hat bei dir die Selbstständigkeit gefühlsmäßig angefangen? Deiner Entscheidung den Schritt zu wagen, mit der Bestätigung vom Finanzamt, mit dem Logo, mit deiner Homepage, mit dem ersten Kunden, oder mit etwas ganz anderem?

Gefühlsmäßig bin ich eigentlich erst in den letzten Wochen gestartet. Ich lerne gerade, dass ich mich als Dienstleistungsanbieterin anders präsentieren muss als ein stationäres Unternehmen, wo ich bisher viele Erfahrungen gesammelt habe. Das ist spannend, herausfordernd und ich lerne dazu. Das ist etwas, dass ich ziemlich gerne mag.

Büroarbeit ist in der Regel das, worauf wir Selbstständige am wenigsten Lust haben. Es ist eher ein notwendiges Übel, das nun mal dazu gehört. Was reizt dich, genau das zu machen, was andere gerne verfluchen?

Das ist eine schwierige Frage. Das ist einfach in mir. Das ist eine Sache, die ich echt gut kann. Jeder hat eine besondere Expertise – meine ist eben Büroorganisation und Management von kleinen Einzelhandelsgeschäften und anderen kleinen Unternehmen. Wenn ich Papierberge sehe, dann kribbelt es mir in den Fingern und meine Ordnungssensoren gehen auf Empfang. Mich verschreckt es auch nicht, einen ganzen Tag lang die Monatsbuchhaltung für den Steuerberater vorzubereiten.

Isabels am häufigsten genutztes Arbeitsmittel ist der Laptop.

Aber auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung wird in viele Büros noch sehr oft Stift und Papier benutzt.

Was genau bietest du an? Wobei kannst du uns unterstützen?

Ich kann kleine Unternehmen und Selbstständige besonders bei Aufgaben im Bereich Administration und Marketing meine Hilfe anbieten, z. B. bei der vorbereitenden Buchhaltung für den Steuerberater, Datenerfassung und –pflege, Korrespondenz, Ablageorganisation/Unterlagen (aus-)sortieren, Pflege von Homepage und Blog oder auch Social-Media-Kanälen. Das sind nur einige Aufgaben, die ich abdecken kann.

Jede Selbstständige weiß, dass im Büro vielseitige Aufgaben anfallen. Was machst du am liebsten? Was ist dein Steckenpferd?

Ich bin gelernte Kauffrau für Bürokommunikation. Ich habe auch noch keine Aufgabe in meinem Aufgabenbereich gefunden, die ich nicht mag. Tatsächlich finde ich die Ablageorganisation ziemlich (ent-)spannend.

Außerdem mag ich es sehr am Computer zu arbeiten und kann mich schnell in neue Programme einarbeiten. Deswegen habe ich mich auch dafür entschieden als virtuelle Assistentin zu arbeiten. Und ich finde das nahezu papierlose Arbeiten echt spannend. Da würde ich gern noch mehr dazulernen. Sehr interessant finde ich die Vermarktung kleiner Einzelhandelsgeschäfte.

Wie lief dein Start in die Selbstständigkeit? Wie hast du versucht, deine ersten Kunden zu gewinnen?

Puh, ich bin noch in dieser Startphase. Ich könnte sehr gut Rat von gestandenen Unternehmerinnen gebrauchen. Meine ersten Kunden habe ich aufgrund persönlicher Empfehlung gewonnen. Außerdem habe ich großzügig Visitenkarten verteilt. Und ich habe Anfragen über meine Präsenz in sozialen Netzwerken generieren können. So kann man auch mit recht wenig Startbudget jede Menge Interessenten generieren.

Isabel Schellenberger persönliche Assistenz

Um ein Klischee zu bedienen, gibt es noch ein Foto mit der Kaffeetasse 😉

Jedes Unternehmen und jede Selbstständige hat sich im Laufe der Zeit ein eigenes System angeeignet, um im Papierkrieg nicht unterzugehen. Wie arbeitest du: Übernimmst du ein bestehendes System und passt dich an, verbesserst du es, oder führst du ein von dir bewährtes System ein?

Nein, ich habe kein eigenes System entwickelt. Ich bin der Auffassung, dass sich das System dem Menschen anpassen sollte, der damit arbeitet. Andernfalls geht die Sache ziemlich schief, weil er nicht damit arbeitet. Ich persönlich kann nur Vorschläge machen, wie die Büroarbeit leichter von der Hand geht. Und ich kann zeigen, dass Büroarbeit keine Last sein muss und sogar Spaß machen kann.

Menschen, die sich nicht mit Papierkram beschäftigen wollen, denen kann ich nur zum Outsourcing raten. Denn Papierberge und Stapelheimaten können einem die Laune verderben, schlechtestenfalls auch das Leben schwer machen, Zeit und Geld kosten.

Was sind deiner Meinung nach die größten Herausforderungen, als persönliche Assistentin selbstständig zu sein?

Im Grunde mache ich ja „nur“ die Büroarbeit und biete Unterstützung im Marketing. Aber das ist eine Arbeit, die auch schnell ganz persönlich werden. Wer gibt schon gerne zu, dass er zwei Jahre keine Ablage gemacht hat?

Ich stelle auch immer wieder fest, dass andere Menschen nicht so strukturiert und organisiert sind wie ich. Manche wollen das nicht. Die nehmen mit mir Kontakt auf und wollen die Arbeit erledigt wissen. Und dann gibt es Kunden, die die Büroarbeit selber machen wollen, die das gerne lernen möchten. Dann muss man zusammen herausfinden, was zu viel oder zu wenig Organisation ist. Das ist eine Challenge, die ich sehr gerne immer wieder annehme, weil ich da selbst dazu lerne.

Wenn du dein Business in drei Worten zusammenfassen müsstest, welche wären das?

Büroservice. Virtuelle Assistenz. Coaching.

Isabel Schellenberger persönliche Assistenz

Papierfluten lassen sich durch regelmäßiges Ausmisten vermeiden. Der Schredder hat leider nicht ins Bild gepasst, aber die Schere ist auch ein sehr gutes Erinnerungszeichen.

Was ist dein Traum? Was dein nächstes Ziel?

Mein nächstes Ziel ist ein Blog. An diesem arbeite ich gerade. Die Veröffentlichung ist für Ende Juni geplant. Dann möchte ich mich gerne am Markt etablieren, (Stamm-)Kunden gewinnen und aus meinem Homeoffice ausziehen.

Was möchtest du anderen Gründerinnen mit auf den Weg geben?

Ich bringe zwar gutes Wissen für das Unternehmerdasein aus dem Geschäft meiner Mutter mit, aber um meinen Geschäftsstart finanziell abzusichern, habe ich mir sehr früh die Unterstützung einer Unternehmensberaterin geholt. Das garantiert zwar nicht, dass alles glatt läuft. So war es auch bei mir. Aber sie hatte dann auch gleich einen Plan B entwickelt. Ein weiterer Rat: Geduldig sein. Das fällt mir allerdings auch sehr schwer.

Vielen Dank für deinen Einblick!

Neugierig geworden? Weitere Informationen zu Isabel Schellenberger und ihrem Business findest du hier:

Isabel Schellenberger als persönliche Assistentin

Isabel Schellenberger auf Facebook, Xing und Google+

Isabels Blog „Kleines Büro“ (online ab Juli 2017)

Fotos: Mohammed Al-Shammari

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Ich bin Rosenkohlaussortiererin, Teilzeit-Dickkopf und Vollzeit-Freiberuflerin. Sport-Fan, Handy-Vernachlässigerin und Möchtegern-Hausinhaberin. Von süßen Katzenbabys und Wurst halte ich nicht viel, dafür umso mehr von digitalen Medien und Tonpulten.
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