So schreibst du eine To-do-Liste, die dein Business wirklich voran bringt

So schreibst du eine To-do-Liste, die dein Business wirklich voran bringt

Kennst du das auch: Du arbeitest wie verrückt deine To-do-Liste ab, schaltest den Laptop erst spät in der Nacht aus, rennst von A nach B und trotzdem wird deine Liste auf mysteriöse Weise immer länger? Was in so einem Fall als Selbstständige absolut überlebenswichtig ist, ist richtig zu priorisieren. Damit du nicht Schiffbruch erleidest, habe ich dir heute meine Top-Tipps für deine To-do-Liste.

Der wichtigste Punkt ist, dass du dir einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffst. Denn, nur wenn du weißt, welche Aufgaben zu erledigen sind, kannst du eine Entscheidung darüber treffen, in welcher Reihenfolge oder Wichtigkeit du sie abarbeiten musst. Deshalb schreibe dir erstmal:

1. Alles aus dem Kopf

Und damit meine ich wirklich alle Aufgaben, die dir einfallen. Nicht nur die, die du gerne machst, oder heute akut sind. Auch ganz wichtig: Nimm dir Zeit für diesen Punkt, denn du wirst merken, dass dir so manche Dinge erst später einfallen. Auf diese Weise kannst du dir sicher sein, dass du auch nichts vergessen hast.

Da ich leider immer wieder das „Problem“ habe, dass ich an Homeoffice-Tagen das Gefühl habe, ganz unbedingt die Wohnung aufräumen und putzen zu müssen und immer wieder Dinge entdecke, die natürlich gaaanz dringend erledigt werden müssen. Deshalb finden in diesem Schritt auch alle privaten Dinge mit Haushalt ihren Platz. So habe ich wirklich alles aus dem Kopf und kann mich ganz gezielt meinen Aufgaben im Homeoffice kümmern.

So schreibst du eine To-do-Liste, die dein Business wirklich voran bringt

2. Der 1. Entwurf deiner To-do-Liste

Nachdem ich alle Aufgaben notiert habe (ja, ich mache das tatsächlich altmodisch auf Papier), beginne ich, sie zu sortieren. Und zwar nicht, wie man vermuten könnte, nach Wichtigkeit, sondern danach, was wirklich auf die To-do-Liste kommt. Zu meiner Business-Liste kommt in diesem Schritt noch eine private Liste und eine Ideenliste.

Damit ich nicht alles neu schreiben muss, habe ich mir dazu Kürzel ausgedacht. Hinter jedem Punkt schreibe ich entsprechend ein gelbes ‚P‘ für ‚privat‘, ein rotes ‚B‘ für ‚Business‘ und ein grünes ‚S‘ für ‚Dinge für später‘.  Ein ‚I‘ für ‚Ideenliste‘ habe ich schlichtweg viel zu oft übersehen… Ist also ein reiner Anti-Doofheits-Schutz meinerseits 😉

Während auf die Business-Liste alle Aufgaben und Projekte rund um meine Selbstständigkeit kommen, finden sich auf der privaten Liste alle Dinge, die privat anfallen. Das geht leider oft weit über den Haushalt hinaus. Auf die Ideenliste kommen alle Aufgaben bzw. Ideen, die ich zwar unheimlich gerne für mein Business realisieren würde oder sinnvoll wären, die aber keine Deadline haben oder ein „neues Fass aufmachen“ würden 😉 Meistens sind das auch die Aufgaben, die am meisten Spaß machen…

So schreibst du eine To-do-Liste, die dein Business wirklich voran bringt

 

Wenn dir Papier zu altmodisch, oder zu umständlich ist, kann ich dir „Things“ oder „Evernote“ empfehlen. Diese Tools habe lange Zeit genutzt, bin allerdings vor kurzem wieder auf Papier umgestiegen, weil ich damit besser gefahren bin 😉 Aber das ist typ-abhängig und das musst du für dich testen.

3. Priorisiere deine Aufgaben mit der 1-2-3-Methode

Auch bekannt als Stapel- oder ABC-Methode. Es gibt natürlich noch andere Methoden, aber für mich war diese am Effektivsten. In diesem Punkt ist es wichtig, dass du dich nicht fragst, worauf du jetzt gerade am Meisten Lust hast, oder welche Aufgabe dir am Leichtesten fällt. Gib dir stattdessen eine ehrliche Antwort auf die Frage: Welche Aufgaben sind am wichtigsten?

Wenn du diese Frage nicht einfach beantworten kannst, helfen dir diese Fragen weiter:

Angenommen, du würdest heute nur noch zu einer einzigen Aufgabe kommen, welche wäre das?
Welche drei Aufgaben musst du auf jeden Fall geschafft haben, um heute Abend entspannt Feierabend machen zu können?
Welche Aufgaben musst du heute angehen, um bei Projekt XY ein gutes Stück voranzukommen?

Teile nach diesen Fragen deine Aufgaben nach folgender Wichtigkeit ein:

1 = Aufgaben mit höchster Wichtigkeit, die schnell und zeitnah erledigt werden müssen und wichtig für dein Business sind.

2 = Aufgaben mit mittlerer Wichtigkeit, die zwar wichtig sind, nicht sofort erledigt werden müssen, aber dennoch Folgen bei Nichterledigung hätten.

3 = Aufgaben mit geringer Wichtigkeit. Dazu zählen Aufgaben, die zwar gemacht werden müssen, von denen aber keine hohe Dringlichkeit ausgeht. Diese Punkte sind prima geeignet für konzentrationsschwache Phasen, oder wenn es sich nicht lohnt, große Aufgaben anzufangen. Die berühmten „Ich habe noch 15 Minuten, bis ich weg muss…“.

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4. Teile deine To-do-Liste ein

Nun hast du drei ausführliche To-do-Listen (Business-Liste, private Liste, Ideenliste) erstellt, in der alle offenen Aufgaben sind, auch die, bei denen du zum Beispiel auf Rückmeldung anderer warten musst. Du weißt, dass du nichts vergessen hast und auch nichts aus den Augen verlieren kannst. Oftmals sind diese Listen ziemlich lange und sehen chaotisch aus, was auf den ersten Blick extrem demotivieren und überfordern kann.

Deshalb ist der nächste Schritt, deine priorisierten To-do-Listen in handliche Häppchen zu zerlegen. Das macht die Menge der Aufgaben deutlich erträglicher 😉

Ich erstelle mir dafür Tages-, Wochen- und Monats-To-do-Listen. Die Monatsliste gibt mir einen Überblick darüber, was speziell in diesem Monat ansteht, aber (noch) nicht unbedingt tagesgebunden ist, zum Beispiel „Reifen wechseln“ oder „in Pinterest einarbeiten“. Meine Wochenliste zeigt mir, welche Projekte ich in dieser Woche abschließen muss, oder auch wie weit ich damit sein möchte. Auf den Tageslisten stehen dann die einzelnen Schritte, die ich zum Erreichen meines Wochenziels und auch Monatsziels benötige.

Noch ein weiterer Tipp von mir: Nutze farbiges Papier! Das hat mir enorm geholfen, alles schnell zu finden. So sind meine Monatslisten orange, meine Wochenlisten grün und meine Tageslisten weiß. Aus Ermangelung einer Pinnwand – was, wie ich zugeben muss, deutlich professioneller aussehen würde – klebe ich meine Zettel einfach an die Innenseite der Bürotür…

Was sich bei mir auch bewährt hat: Die einzelnen Aufgaben auf DIN A5 Papier schreiben. So sehen die Tagesaufgaben deutlich überschaubarer aus und du wirst nicht verleitet, deine Liste zu voll zu packen.

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5. Plane voraus

Damit du nicht gleich am Montag-Morgen vor lauter Aufgaben im Kopf nicht weißt, wo du anfangen sollst, kommt hier direkt mein nächster Tipp: Schreibe deine Listen vor. Entweder Sonntag abends, oder – sofern du dir den Luxus freier Wochenenden einrichten kannst – Freitags am Ende deines Arbeitstages. Das nimmt dir eine Menge Stress, du kannst keine Aufgabe vergessen und vor allem musst du nicht überlegen, wo du genau bei Projekt XY weitermachen musst.

6. Halte spontane Einfälle fest

Nichts ist lästiger, als wenn dir unterwegs oder im Auto eine wichtige Sache einfällt, du sie wieder vergisst und dann zuhause ewig grübelst, was das wohl wichtiges war. Nun, ich bin zu der Erkenntnis gekommen, dass die meisten Dinge, die man vergessen hat, wohl doch nicht so wichtig waren 😉

Aber weil man sich da nie so sicher sein kann, habe ich mir auch hier etwas einfallen lassen: Ich habe IMMER mein Smartphone und mein Notizbuch bei mir. Dort trage ich mir alle spontan eingefallenen Aufgaben ein. Zuhause überdenke ich meine Notizen nochmals – ob sie wirklich wichtig sind – und ordne sie entsprechend meiner To-do-Liste zu.

Ich hoffe, ich konnte dir mit meiner Anleitung helfen, eine To-do-Liste zu schreiben, die dein Business wirklich voran bringt. Wenn du sie getestet hast: Hat es bei dir funktioniert? Wie organisierst du dich? Welche Tricks hast du noch auf Lager?
Frau Chefin
Folge mir:

Frau Chefin

Ich bin Rosenkohlaussortiererin, Teilzeit-Dickkopf und Vollzeit-Freiberuflerin. Sport-Fan, Handy-Vernachlässigerin und Möchtegern-Hausinhaberin. Von süßen Katzenbabys und Wurst halte ich nicht viel, dafür umso mehr von digitalen Medien und Tonpulten.
Frau Chefin
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6 Gedanken zu „So schreibst du eine To-do-Liste, die dein Business wirklich voran bringt

  1. Rotstifterin sagt:

    Ich frage mich gerade, ob man bei der ganzen „To do Listen Schreiberei“ überhaupt noch zum Arbeiten kommt. ;-D

    • Frau Chefin sagt:

      Hallo Rotstifterin,

      die Anleitung ist natürlich sehr ausführlich beschrieben. Wenn das System klar ist, dauert das aber nicht lange. Ich brauche in der Regel maximal 20min für meine Wochenliste, die ich Sonntags schreibe. Das ist also halb so wild, wie es sich vielleicht liest 🙂

      Liebe Grüße
      Isabelle

  2. Manuela sagt:

    Hallo Isabelle,
    danke für deine Tipps, die werde ich gleich mal umsetzen, da mich meine To-Do-Liste überfordert und immer länger wird und dies frustrierend ist.. Ich habe bisher immer nur eine Liste für alles geschrieben. Seitdem ich meinen Blog habe, geht’s drunter und drüber. Deshalb werde ich deine Tipps mal anwenden.
    Schöne Grüße
    Manuela

    • Frau Chefin sagt:

      Hallo Manuela,

      so ging es mir auch. Selbstständigkeit, Blog, Privates, da ging’s irgendwann drunter und drüber. Da musste ich erfinderisch werden 😀 Ich bin gespannt, ob meine Tipps bei dir helfen!

      Liebe Grüße
      Isabelle

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